¿Son reembolsables los gastos comerciales reembolsables?

Se acabaron los días en que los dueños de negocios solo tenían que rendir cuentas por los salarios que pagaban a sus empleados. En el entorno comercial del siglo XXI, los dueños de negocios deben rendir cuentas por una variedad de beneficios complementarios distintos de los salarios. Los gastos comerciales reembolsados ​​son una categoría de beneficios que a veces se contabilizan además de los salarios. Si proporciona beneficios complementarios a sus empleados, es imperativo que comprenda cómo se gravan y reportan estos beneficios.

Definición

Un plan de reembolso comercial es un plan que le permite a la empresa reembolsar los gastos comerciales de sus empleados. Los empleadores pueden incluir los reembolsos en los cheques de pago de los empleados o hacer pagos de reembolso por separado a sus empleados. Aunque la elección del método de reembolso es únicamente a discreción del empleador, el empleador debe designar qué parte del pago es para los reembolsos si el reembolso se incluye con los salarios del empleado.

Los tipos

Hay dos tipos de planes de reembolso: un plan contable y un plan no contable. Para ser considerado un plan responsable, su acuerdo de reembolso debe exigir que todos los gastos presentados se incurrieran durante el curso del trabajo de su empleado, que el empleado compruebe los gastos, generalmente a través de un recibo u otra documentación de respaldo, y que el empleado devolver cualquier cantidad reembolsada en exceso del reembolso justificado relacionado con el trabajo dentro de un plazo razonable.

Impuestos

Cualquier reembolso pagado bajo un plan contable no está sujeto a retención, Seguro Social, Medicare o impuesto de desempleo. A la inversa, cualquier monto pagado bajo un plan no responsable está sujeto a retención, así como a la retención de impuestos del Seguro Social, Medicare y el desempleo. Cualquier monto pagado bajo un plan no exigible está sujeto a impuestos como salario, y el empleador es responsable de imponerle impuestos en consecuencia. Los reembolsos se consideran beneficios complementarios, y los beneficios complementarios están sujetos a impuestos a sus empleados.

Informes

Para planes no contables, puede agregar el monto de reembolso a los salarios y calcular el monto para ese período. Si lo prefiere, puede retener la tasa del 25 por ciento de los salarios suplementarios. Deposite estos montos al igual que lo hace con sus depósitos de nómina ordinarios y refleje los montos trimestrales cuando presente el formulario 941 del IRS. Si no paga el impuesto sobre sus beneficios complementarios, puede estar sujeto a una multa del IRS.

Consideraciones

Si usted es un empleado, su empleador solo debe incluir sus gastos reembolsados ​​en su W-2 si los pagos son el resultado de un plan no responsable.