¿Tiene que reembolsar las millas de acuerdo con las tarifas de millas del IRS?

Muchas organizaciones ofrecen un programa de reembolso de millas para compensar a los empleados que usan un vehículo personal para fines relacionados con el trabajo. El uso regular del vehículo implica un consumo costoso de combustible y desgaste adicional, lo que conlleva gastos de mantenimiento. Si su empresa está considerando implementar un programa de reembolso de millas, puede ser beneficioso adherirse a las pautas de tarifa estándar del Servicio de Impuestos Internos para fines tributarios; sin embargo, los empleadores no están obligados a ofrecer una tasa de reembolso mínima o incluso a ofrecer reembolso de millas en absoluto.

Tarifas estándar

A partir de 2013, la tasa de reembolso estándar emitida por el IRS por millas ejecutadas es de 56.5 centavos. También se puede otorgar un reembolso a una persona que usa su automóvil personal para brindar un servicio a una organización de beneficencia a una tarifa de 14 centavos por milla o cuando su automóvil se usa para fines médicos o de mudanza a una tasa de 24 centavos por milla. Los empleadores que ofrecen reembolso de millas a estas tasas o menores pueden deducir los montos como gastos comerciales sin proporcionar documentación detallada. A las empresas que ofrecen una tasa de reembolso que es más alta que la tasa estándar del IRS se les puede solicitar que proporcionen documentación detallada para justificar el costo como un gasto comercial elegible.

Elegibilidad

Los empleadores pueden reembolsar a los trabajadores los gastos de viaje incurridos como resultado de visitar a un cliente, viajar a múltiples ubicaciones comerciales o conducir a un lugar externo para asistir a una clase de capacitación o reunión relacionada con el trabajo. El IRS excluye específicamente el reembolso por millas recorridas como parte del viaje diario de un trabajador hacia y desde su residencia y el lugar habitual de empleo. Cualquier reembolso otorgado para este propósito no se considera un gasto comercial calificado para propósitos de impuestos.