¿Cómo se reservan las entradas top-side en contabilidad?

Las entradas de diario del lado superior son entradas no rutinarias que se ingresan manualmente en los diarios de contabilidad. Las compañías ingresan transacciones financieras en revistas para mantener un registro financiero de las operaciones diarias de la compañía. Los créditos y débitos ingresados ​​reflejan los gastos, ingresos, pasivos y activos de la compañía. Las entradas del lado superior generalmente no se reflejan en otros libros de contabilidad de la compañía. Si bien los auditores reconocen las entradas del lado superior como un posible indicador de fraude financiero, existen razones legítimas para usar este tipo de entradas contables y métodos para administrar el riesgo.

Entradas superiores

Las empresas generalmente no realizan entradas en la parte superior del libro mayor, según el Centro de Auditoría de Calidad. Algunas compañías registran las entradas del lado superior en hojas de cálculo separadas e incorporan la información en los registros financieros en un momento posterior. Las entradas del lado superior se vuelven a ingresar para reflejar los cambios reales en una cuenta de débito y crédito. Las entradas del lado superior se pueden registrar después de la consolidación de revistas o libros de contabilidad y antes de que la empresa prepare sus estados financieros. Las entradas en el lado superior realizadas en sistemas automáticos generalmente requieren anular el sistema para permitir una entrada de diario manual no rutinaria.

Incorporando entradas superiores

Las compañías aseguran la inclusión de entradas del lado superior en los estados financieros a través de diversos medios, incluida la impresión de una lista o la identificación de todas las entradas del lado superior realizadas durante un período contable. Los contadores pueden verificar el manejo adecuado de las entradas del lado superior al conciliar el libro mayor general de la compañía con sus estados financieros. La técnica de auditoría llamada "avance" verifica las cuentas del libro mayor para garantizar la inclusión de todas las entradas de diario.

Los riesgos

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados y otras organizaciones profesionales de contabilidad reconocen las entradas del lado superior como un riesgo potencial de fraude y un esquema diseñado para proporcionar información financiera fraudulenta. El riesgo de fraude asociado con las entradas del lado superior es el resultado de varios casos bien publicitados de fraude financiero que involucran a compañías que usaron entradas del lado superior para proporcionar información incorrecta. El mayor riesgo es con los sistemas manuales que usan libros de contabilidad manuscritos o aplicaciones que permiten el ingreso manual sin restricciones de datos. Es posible que las compañías que usan entradas de la parte superior por razones legítimas deban asegurar a los inversionistas, prestamistas y profesionales financieros que existen controles y balances para prevenir el uso indebido.

Minimizando el riesgo

Las empresas minimizan el riesgo de entradas en la parte superior al desarrollar y utilizar procedimientos que proporcionan controles. Especifique las situaciones aprobadas para las entradas del lado superior, como la corrección de un error anterior o la información pendiente de entrada del cierre del día anterior. Requiera la aprobación de cada entrada superior y limite los permisos para realizar dichas entradas a una o dos personas. Las compañías que utilizan sistemas de contabilidad automatizados pueden ingresar permisos del lado superior en el sistema para evitar el uso de otras personas, ejecutar chequeos programados para imprimir y revisar las entradas del lado superior y programar el sistema para revertir automáticamente las entradas temporales del lado superior al día siguiente.