¿Cómo planifico un itinerario de negocios?

Si planea realizar viajes de negocios para visitar clientes potenciales, vender productos en ferias o administrar contratistas ubicados en otros lugares, deberá familiarizarse con el proceso de planificación de un itinerario de negocios. El itinerario puede ser muy corto, como una visita de una parada o una serie de paradas antes de regresar a casa. De cualquier manera, el proceso de planificación de su itinerario es similar a la planificación de un viaje de placer con algunas diferencias clave.

1.

Programe su itinerario de negocios con al menos un mes de anticipación para que pueda obtener cotizaciones de tarifas razonables y los arreglos exactos que necesita.

2.

Llame a los contactos de su negocio para programar cualquier reunión antes de comenzar a establecer planes de viaje. Obtenga información detallada sobre los eventos de los organizadores de eventos para las ferias de la industria a las que se espera que asista o los discursos que tenga programados.

3.

Reserve su vuelo si es necesario para este viaje. Programe su avión para que llegue uno o dos días antes de la primera reunión de negocios, si es posible, para tener tiempo de descansar y revisar sus planes para el viaje. Reserve un auto de alquiler o reserve un auto para que lo recoja en el aeropuerto también.

4.

Reserve un hotel y comuníquese con el hotel con anticipación para reservar salas de reuniones si las necesita. Llame al hotel antes de realizar la reserva para asegurarse de tener una conexión a Internet, servicio de despertador y cualquier otro detalle que necesitará para tener un viaje de negocios agradable y placentero. Considere compartir una habitación de hotel con un compañero de trabajo o un colega de negocios si desea ahorrar dinero: alrededor del 17 por ciento de los hombres de negocios que trabajan con sus compañeros de trabajo, según un estudio realizado en 2010 por Embassy Suites.

5.

Crea un itinerario escrito basado en los planes que has hecho. Enumere todas sus citas importantes, incluidas las fechas, horarios y ubicaciones en el orden en que ocurrieron. Resuma las cinco preguntas más frecuentes (quién, qué, dónde, cuándo y por qué) para cada entrada en el itinerario, de modo que quede claro en cada detalle. Abra un programa de mapas en línea, como MapQuest, que le permite configurar una serie de paradas dentro de una búsqueda e imprimir instrucciones para guiarlo durante todo el viaje.

6.

Verifique el pronóstico del tiempo para las fechas de su viaje con anticipación en ese lugar para que pueda empacar en consecuencia.

7.

Confirme todas sus reuniones y arreglos de viaje unos días antes de su viaje. Imprima su itinerario comercial e instrucciones escritas y guárdelas en su maletín junto con su computadora portátil y equipaje.

Cosas necesarias

  • Programa de procesamiento de textos
  • Programa de mapas
  • Servicio meteorologico

Consejos

  • Microsoft Office ofrece una serie de plantillas de itinerarios comerciales que puede utilizar para planificar su viaje en papel.
  • Considere contratar un servicio de planificación de itinerarios para pequeñas empresas o empresas para administrar su viaje. Por ejemplo, American Express ofrece estos servicios a clientes corporativos que necesitan arreglos de viaje en forma regular.