¿Cómo planifico las agendas de las reuniones?

La agenda de una reunión es una lista de los temas que planea abordar en una próxima reunión de negocios. Si planifica la agenda de su reunión con anticipación en lugar de tratar de "cambiarla", evitará las sesiones largas, prolongadas e improductivas. Escriba la agenda y distribúyala a sus asistentes con anticipación, o al comienzo de la reunión si es necesario, para asegurarse de que todos estén en la misma página.

1.

Determine uno o tres objetivos principales que desea alcanzar como resultado de esta reunión. Por ejemplo, "Iniciar campaña publicitaria para la próxima semana". Esto te ayudará a guiarte mientras planificas la agenda.

2.

Decida la hora de inicio y finalización de la reunión, así como la ubicación, para que los participantes puedan planificar en consecuencia.

3.

Enumere los desarrollos clave, los problemas, los proyectos, las noticias y los próximos eventos relacionados con su empresa que desee mencionar en la reunión. Enumere las personas clave que asistirán, sus roles y cualquier informe o información que desee que estas personas compartan cuando se reúnan.

4.

Comience la agenda de la reunión con los trámites, incluida una declaración de apertura, la introducción de los asistentes clave a la reunión y la lectura de las actas de la última reunión, si corresponde.

5.

Describa el orden de la información que desea presentar y discuta durante la reunión, de acuerdo con sus listas en los Pasos 1 y 2. Enumere a cada persona responsable de presentar el tema.

6.

Escriba una estimación del tiempo que dedicará a cada tema junto a cada elemento de la agenda, si le preocupa cumplir con las limitaciones de tiempo. Por ejemplo, "Debate sobre Advertising Focus, presentado por Sam Smith de Marketing (20 minutos)".

Propina

  • Use un programa de procesamiento de textos para dar formato a la agenda de su reunión. Algunos procesadores de texto también ofrecen plantillas de agenda que puede usar para este propósito (ver Recursos).