Cómo hacer un inventario físico en una farmacia

Es fundamental que las farmacias mantengan una comprensión completa del inventario actual. Los niveles de inventario subestimados pueden causar escasez, lo que frustra a los clientes y puede reducir el negocio. Por otro lado, una sobreestimación puede significar un excedente innecesario, lo que aumenta los costos de mantenimiento del inventario y crea obsolescencia cuando los medicamentos expiran. Un conteo de inventario físico, mientras consume mucho tiempo, es la mejor manera de confirmar los niveles de inventario.

Recuentos de inventario para sistemas perpetuos y periódicos

Independientemente de si su farmacia ejecuta un sistema de inventario periódico o perpetuo, tendrá que realizar un recuento de inventario físico en algún momento. Sin embargo, el tiempo y la escala generalmente difieren. Las farmacias más grandes que mueven una gran cantidad de inventario tienden a usar sistemas perpetuos. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan escáneres de punto de venta para actualizar automáticamente los recuentos de inventario después de cada entrega o compra. Aún así, los errores ocurren y las farmacias de inventario perpetuo deben realizar un recuento una o dos veces al año para verificar la exactitud del inventario. Por otro lado, las farmacias pequeñas con menos inventario pueden contar manualmente el inventario a través de un sistema periódico. Estas farmacias deben realizar recuentos de inventario de forma diaria, semanal o mensual.

Antes de contar

Antes de iniciar el recuento de inventario, borre el área de recepción del envío. No desea contar accidentalmente el inventario recibido recientemente que aún no se haya ingresado en el sistema contable. Del mismo modo, si hay medicamentos que se han vendido pero aún no han sido distribuidos, márquelos claramente y déjelos a un lado. Es más sencillo realizar el recuento de inventario después del horario comercial para minimizar la confusión y garantizar que el proceso no interrumpa las operaciones comerciales.

Procedimientos de conteo

Cree unos cuantos equipos de conteo que se correspondan con el tamaño y la organización de su inventario. Asigne a cada equipo que cuente una categoría específica de medicamentos de inventario. Las subcuentas por categoría de medicamentos facilitan el rastreo de errores si el recuento del inventario final no coincide con los registros perpetuos actuales. Asigne un miembro del equipo para realizar el conteo del inventario y otro para registrar los resultados del conteo.

Verificando resultados

Si la farmacia utiliza un sistema de inventario perpetuo, compare los resultados del conteo con los registros actuales. Evite que los contadores de inventario accedan a los registros actuales; de lo contrario, los contadores pueden cambiar su cifra para que coincida con los registros para minimizar el trabajo extra. Si hay una discrepancia entre el recuento y los registros actuales, asigne a otro equipo para que realice un recuento ciego de la categoría del problema para verificar la precisión.