Cómo hacer un esquema de política

Las pequeñas empresas aumentan sus posibilidades de éxito cuando los miembros del personal tienen un entendimiento común de las reglas y expectativas de una empresa. Las políticas abordan una gran cantidad de temas como el empleo igualitario, los códigos de vestimenta, los horarios de trabajo y las horas extra, la compensación de los trabajadores y el uso del equipo de la empresa. Utilice un formato de esquema para especificar claramente los elementos de la política. Asegúrese de que todas las políticas sean fáciles de entender y cumplan con los requisitos legales y reglamentarios.

Encabezamiento

Comience su esquema de políticas con un encabezado que consta de elementos estándar y prácticos para la referencia de los lectores. Un elemento es el título de la política. La "Política contra la discriminación" o la "Política de seguridad de la empresa" son algunos ejemplos. Continuar con la fecha en que se emite formalmente la póliza, junto con la fecha de la última revisión. Esta información comunica cuán reciente es una política. Agregue un número de póliza si su empresa usa esta convención, por lo general, cuando existen numerosas pólizas. Incluya al ejecutivo de la compañía u otra autoridad que haya aprobado la política en el encabezado.

Visión general

La descripción general de la política proporciona a los lectores el propósito de la política. Use un lenguaje simple y breve que aborde tanto el contexto de la política como los resultados previstos. Agregar información sobre las personas a las que se aplica la política. Por ejemplo, "Esta política se aplica a todo el personal que usa el equipo informático de la compañía y el software emitido por la compañía". Determine las consecuencias cuando los miembros del personal no cumplan con la política. Como ejemplo, “esta actividad de la compañía está directamente regulada por el gobierno federal; el incumplimiento hace que un empleado esté sujeto a un proceso legal ".

Procedimientos

Las políticas y procedimientos a menudo van de la mano. Por ejemplo, una política que aborde el horario de trabajo de su compañía probablemente requerirá ciertos procedimientos para documentar las llegadas y salidas de días laborales; solicitando vacaciones, días personales o por enfermedad; o participar en el teletrabajo u otros acuerdos flexibles. Incluya el propósito y las actividades asociadas con cada procedimiento junto con cuando el personal debe usar el procedimiento. Puede seguir con detalles que especifiquen los aspectos básicos de las tareas de procedimiento. Una opción es: “Para solicitar un día personal, haga una solicitud por escrito a su superior inmediato con al menos una semana de anticipación. El superior le informará por escrito si su solicitud fue aceptada o rechazada con no más de dos días hábiles de anticipación ".

Información Adicional

Incluya información adicional al final de la descripción de su política. Una opción es una lista de definiciones para terminología única, o para palabras o frases que podrían estar sujetas a interpretación. Por ejemplo: "Nuestra empresa define los 'secretos comerciales' y la 'información de propiedad' de la siguiente manera." La información adicional puede dirigirse a los contactos, por título del puesto, para obtener ayuda para interpretar la información, resolver problemas, abordar situaciones especiales o asumir la política en cuestión. por ejemplo, "Comuníquese con el Administrador de Nómina si necesita orientación de procedimiento". Cite también las políticas, procedimientos, leyes, regulaciones u otras pautas de referencia, adjunte los formularios requeridos según sea necesario.