¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Un sistema de punto de venta o punto de venta puede ayudar a reducir su papeleo, rastrear el inventario y el mercado a sus clientes a través de un proceso fácil de usar, lo que le da más tiempo para administrar su negocio en lugar de quedarse atascado en los detalles. Muchos sistemas POS están orientados a pequeñas empresas, y algunos son específicos de la industria; por ejemplo, un sistema POS puede ayudar a un florista a rastrear si un arreglo de flores todavía está en la tienda, en el camión para la entrega o ya entregado, sin tener que rastrear al conductor de la entrega. La belleza de un sistema POS es que toda la información está contenida en una base de datos, lo que facilita la búsqueda de cualquier información y la conecta con otros a través de informes para que su negocio funcione sin problemas.

Instalación y configuración

Los sistemas de punto de venta pueden ser costosos, pero generalmente se incluyen los costos de instalación, configuración y capacitación. El sistema a menudo consiste en un servidor principal y una o más estaciones terminales, un swiper de tarjeta de crédito, un cajón de efectivo y una impresora de recibos. Dependiendo del tipo de negocio que tenga, puede optar por un escáner de código de barras u otro equipo específico para su negocio. La compañía de POS configura su sistema, incluido todo el hardware y software, y le enseña cómo usarlo.

Entrada de datos

Los sistemas POS están diseñados para minimizar el tiempo que dedica a ingresar datos a sus clientes y sus compras. Inicialmente, es un gran compromiso, ya que debe ingresar a cada cliente, antiguo y nuevo, para rastrear nombres, información de contacto e historial de compras. La mayoría de los sistemas de POS le permiten recuperar clientes por nombre, número de teléfono o número de cliente una vez que se ingresaron, lo que le ahorra un tiempo considerable a largo plazo. El software específico de la industria tiene funciones de administración de inventario que le ahorran tiempo, como una lista existente pero personalizable de partes disponibles en una tienda de mecánica o una base de datos de libros para una pequeña librería. Esto le permite ingresar nuevo inventario con un solo clic en lugar de rastrear los artículos a mano.

La gestión del inventario

Los sistemas de administración de inventario pueden ser tan generales o específicos como sea necesario para que su negocio funcione sin problemas. Si debe saber exactamente qué partes de automóviles tiene a mano y dónde están almacenadas, primero debe ingresarlas en el sistema cuando lleguen a su tienda. Luego, cada vez que usa una parte, la resta del inventario. La mayoría de los sistemas POS simplifican este proceso; por ejemplo, si enumera una parte en la factura de un cliente, se resta automáticamente de su inventario. Algunos sistemas proporcionan alertas cuando ciertos artículos de inventario se agotan.

Marketing de clientes

Al realizar un seguimiento de las compras de sus clientes junto con su información de contacto, puede diseñar estrategias de marketing simples para ayudarlo a obtener más negocios. Es posible que una florería quiera enviar una postal a fines de enero a todos los clientes que compraron flores para el Día de San Valentín el año anterior, o que el propietario de una librería quiera informar a todos los que compraron un misterio de asesinato el mes pasado acerca de la llegada de un nuevo libro misterioso. La mayoría de los sistemas permiten el marketing por correo electrónico, así como los informes de correo directo, lo que le permite redactar y enviar correos electrónicos directamente desde su sistema POS. También es útil para la comunicación cara a cara con sus clientes. Cuando entra un cliente, puede ver sus transacciones pasadas inmediatamente y preguntar si está satisfecho con su transacción más reciente, utilizando su información específica. La mayoría de los sistemas también le permiten ingresar notas, como el nombre de un cónyuge o el cumpleaños del cliente. Los clientes disfrutan sintiéndose reconocidos y recordados cuando hacen negocios, por lo que estos pequeños detalles ayudan a que sigan regresando.

Informes

Una característica importante de los sistemas POS es la capacidad de ejecutar informes. Por lo general, los informes financieros pueden transferirse automáticamente a su contador o a su software separado de seguimiento financiero, lo que significa que ya no tiene que ingresar todas las transacciones en papel al final del día o sumar las horas de los empleados; la mayoría de los sistemas de POS tienen una característica que le permite al personal entrar y salir cada día. Los sistemas de punto de venta normalmente vienen con informes estándar como el costo de los bienes vendidos, ventas brutas, bajo inventario, inventario existente, historial de compras del cliente e informes de ventas de artículos específicos, que pueden ser útiles si ejecuta ofertas especiales durante el mes. Debe poder personalizar estos informes y crear nuevos informes para ayudarlo a obtener una instantánea real de cómo le está yendo a su negocio.