¿Cómo funciona el punto de venta?

Como estás leyendo estas palabras en línea, ya te das cuenta de los beneficios de las computadoras y las comunicaciones de Internet. Su pequeña empresa puede aprovechar el poder de ambas tecnologías a través de sistemas de punto de venta. Esta combinación de software y hardware puede aumentar su productividad, mejorar las interacciones con sus clientes y permitir un análisis instantáneo de su rentabilidad.

Historia

Incluso en las tiendas más grandes y hermosamente decoradas del pasado, los clientes sufrieron largas esperas en la línea de pago, ya que los cajeros realizaban compras manualmente, registraron números de inventario y descuentos deducidos. Al final de cada día, los gerentes de las tiendas tenían que conciliar los saldos, deducir las existencias de las listas de inventario y elaborar informes a mano. Luego necesitaban enviar transacciones de tarjetas de crédito y cheques a los bancos para un procesamiento prolongado antes de recibir efectivo. La introducción de cajas registradoras electrónicas automatizó algunos cálculos y proporcionó informes rudimentarios, pero por lo demás hizo poco para integrar estas funciones dispares.

Lo esencial

Los sistemas de punto de venta, o POS, automatizan y se unen a varios procesos minoristas para, en última instancia, reducir el tiempo que sus clientes y empleados dedican al procesamiento de transacciones financieras. Por lo general, un comprador puede llevar sus productos al registro, donde el cajero usa su escáner de mano para leer el precio y la descripción en la etiqueta de cada artículo. El sistema totaliza automáticamente los montos, deduce los descuentos apropiados y aplica el impuesto a las ventas. También envía el registro de la transacción al sistema de control de inventario y la información del cliente a la base de datos de marketing. Si el inventario se está agotando, el sistema puede emitir pedidos de stock adicional. El cliente paga deslizando su tarjeta de crédito en el lector de tarjetas y firmando la pantalla. El sistema envía la información a su banco mercantil para su aprobación, por lo que el pago se acredita instantáneamente en su cuenta. El sistema también imprime un recibo para el cliente. La cajera empaca sus compras, le entrega el recibo y la envía para que él pueda atender al siguiente comprador.

Software

Para comprar un punto de venta que funcione para usted, determine qué partes de su proceso de venta minorista desea automatizar y busque un software que cumpla con esos requisitos. Más características significan una mayor comodidad, pero una configuración más costosa y lenta. El sistema, como mínimo, procesará compras, descuentos de venta e impuestos sobre las ventas, así como también enviará información de transacciones a su software de contabilidad y base de datos.

Potencialmente, puede gestionar devoluciones, cambios, layaways, tarjetas de regalo y programas de fidelización también. Por ejemplo, cuando un cliente devuelve un artículo pagado con una tarjeta de crédito, el cajero ingresa la información del recibo en su terminal. Luego, el sistema POS agrega automáticamente el producto a la base de datos de inventario, devuelve el monto pagado a la tarjeta de crédito del cliente, informa a la habitación de atrás que un artículo necesita ser recogido y reabastecido, e imprime una nueva etiqueta de tienda para el artículo. Luego, un empleado del inventario puede recoger el artículo devuelto, adjuntar la etiqueta y devolver el producto a los estantes.

Hardware

Una vez que haya seleccionado el software, busque el hardware que pueda ejecutarlo. Las piezas generalmente consisten en una computadora, pantalla, cajón de efectivo, impresora de recibos y dispositivo de comunicaciones que intercambia información con bancos a través de líneas telefónicas o Internet. Las versiones más avanzadas también incluyen un lector para tarjetas de crédito y débito, una pequeña pantalla para mostrar a los clientes la transacción, una pantalla de firmas para tarjetas de crédito y un teclado para pines que acepta códigos de seguridad. Las opciones están disponibles para diferentes tipos de empresas. Por ejemplo, si ejecuta un restaurante, su sistema puede incluir una pantalla adicional para mostrar los pedidos en la cocina. Si tiene una tienda de comestibles, una báscula puede calcular el precio de los productos en función del peso.

Problemas

No todo el software funciona con todo el hardware POS. Una forma de garantizar la compatibilidad entre todos los componentes es hacer que un proveedor diseñe su sistema. Él es responsable de asegurar que todo funcione en conjunto. Es posible que ofrezca varios tipos de soporte para todas las partes del sistema, por lo que no tiene que preocuparse si el problema involucra hardware o software. Una opción 24/7 es útil para solucionar cualquier problema después de que su negocio cierre por el día. El soporte remoto permite a los técnicos controlar, diagnosticar y reparar software a través de sus líneas telefónicas e Internet.

El soporte en persona es el tipo más caro porque envía un técnico a su ubicación para arreglar el sistema. Esto evita que usted y los empleados tengan que explicar la situación por teléfono o interrumpir su trabajo para llevar a cabo las instrucciones de reparación. Si decide sobre esta conveniencia, comprenda a fondo las condiciones en las que un técnico se le acerca. Puede aparecer en un abrir y cerrar de ojos o solo cuando los problemas no pueden solucionarse de forma remota. También puede haber límites en la cantidad de veces que se permite el apoyo personal en persona al mes. Una última opción que debe considerar es un programa de préstamo, que es más útil si tiene un solo registro. En este caso, su empresa puede continuar aceptando el pago con un reemplazo de POS temporal, incluso si su equipo está fuera para una reparación importante.