¿Cuánto tiene que ganar un empleado antes de emitir un W-2?

Los formularios W-2 son formularios de impuestos mantenidos por los empleadores y enviados a los empleados y al Servicio de Impuestos Internos. Los salarios para el año y la cantidad de impuestos retenidos se informan en el formulario W-2. Todos los empleados de empresas grandes y pequeñas deben recibir un formulario W-2 siempre que ganen cualquier cantidad de dinero. No proporcionar un formulario W-2 podría resultar en multas y sanciones del IRS.

Los hechos

Las "Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3" establecen que los empleadores deben presentar el Formulario W-2 a cualquier empleado que haya ganado cualquier cantidad de salario y de los cuales el empleador retuvo el impuesto a la renta, a la seguridad social o al Medicare. Los empleadores también deben presentar un Formulario W-2 si hubieran retenido impuestos si el empleado no hubiera reclamado la exención de la retención en el Formulario W-4, o si el empleador pagó $ 600 o más a un empleado pero no retuvo ningún impuesto.

Empleado vs. Contratista

El IRS hace una distinción entre empleados y contratistas independientes. Sin embargo, depende de la empresa determinar qué designación se ajusta a cada trabajo individual que realiza para la empresa. Una persona generalmente es un empleado si usted controla cuándo, dónde y cómo realizan sus tareas para su negocio, y el período de empleo es indefinido. Una persona generalmente es un contratista independiente si usted controla solo el resultado final de sus servicios, pero gobiernan los detalles de cómo se realiza el trabajo. Los servicios del contratista generalmente terminan al finalizar un proyecto o un período específico de servicio. La empresa debe presentar el Formulario 1099-MISC para cada contratista independiente que reciba un pago de $ 600 o más por los servicios prestados.

Formas no entregadas

Los empleadores deben hacer un esfuerzo consciente para entregar un W-2 a un empleado, pero algunos formularios W-2 no se pueden entregar. En los casos en que un empleado se muda después de la finalización y no actualiza su dirección, por ejemplo, el formulario W-2 regresa como no entregable. En este caso, los empleadores deben mantener el sobre W-2 sin abrir en su sistema de archivo durante 4 años.

Sanciones por no emitir W-2

Si no se presentan los Formularios W-2 antes de la fecha de vencimiento, se impondrán sanciones. La cantidad depende de qué tan rápido después de la fecha de vencimiento de la presentación de los formularios. Los formularios presentados dentro de los 30 días de la fecha de vencimiento incurren en una multa de $ 50 por formulario. La multa máxima es de $ 260 por formulario, pero si el IRS determina que su falla se debe a un incumplimiento intencional de los requisitos de presentación, la multa aumenta a $ 530 por formulario.

Presentación electrónica de W-2s

Las pequeñas empresas pueden reducir los costos del papeleo y agilizar la emisión de formularios W-2 a los empleados mediante el uso del formulario electrónico de presentación en línea W-2 de la Administración del Seguro Social. Los empleados no solo pueden acceder a su W-2 en línea, sino que también tiene pruebas irrefutables de que proporcionó los W-2 de manera adecuada a sus empleados.