Cómo planificar un evento con un presupuesto limitado

Los propietarios de pequeñas empresas encontrarán que una de las mejores maneras de retener y atraer nuevos clientes es reunirse con ellos. Esta interacción puede ser tan creativa como lo desee el propietario y se extiende desde una casa abierta hasta una conferencia. Independientemente del tipo de evento elegido, habrá restricciones presupuestarias. Sin embargo, hay formas de planificar un evento con un presupuesto limitado.

Organizar

1.

Determine el tipo de evento que desea tener y seleccione un lugar. Podría ser una reunión de desayuno o una conferencia de todo el día. En cualquier caso, el lugar que elija podría ser su mayor gasto, por lo que debe decidirlo al inicio del proceso de planificación.

2.

Negocie sus tarifas para su espacio una vez que se haya asentado en una ubicación. Es posible que pueda obtener tarifas más bajas con el proveedor del sitio a cambio de anunciar su sitio en su evento.

3.

Considere contratar a un profesional. Buscar la ayuda de un planificador de eventos profesional le costará, pero al final del día, la mudanza podría ahorrarle dinero. Esto se debe a que estos profesionales están capacitados para trabajar dentro de una amplia variedad de presupuestos. Además, debido a que este es su campo, es posible que conozcan a proveedores y otras personas que puedan proporcionar servicios y productos para su evento a precios que quizás no haya podido alcanzar si los hubiera buscado por su cuenta.

4.

Solicite la ayuda de sus empleados si contratar a un profesional sería demasiado costoso. La planificación de un evento llevará mucho trabajo. Hacer que sus trabajadores den una mano, como llamar a posibles proveedores, puede ser útil.

5.

Aprovecha las redes sociales para promocionar y promocionar tu evento. Usa Facebook, LinkedIn y Twitter para correr la voz sobre tu evento. Lo mejor es que es gratis.

Atenerse a su presupuesto

1.

Prepárese para los costos de última hora que no previó cuando juntó su presupuesto. Sin embargo, no agregue cosas en el último minuto que podría prescindir. Por ejemplo, si no había planeado tener una escultura de hielo, pero se le ofrece uno con un descuento a través de su proveedor, rechácelo.

2.

Determine cómo se suman sus costos fijos y sus costos variables. Los costos fijos están relacionados con artículos tales como materiales de mercadotecnia, mientras que los costos de tarifa variable se relacionan con los alimentos y otros artículos donde el precio podría fluctuar dependiendo del número de personas que se presentan.

3.

Busca patrocinios. Algunos en su comunidad empresarial local pueden estar dispuestos a contribuir con donaciones en efectivo o en especie a cambio de que presente sus negocios en el evento. Utilícelos para compensar algunos de los costos que surgen después de haber establecido su presupuesto original.

Propina

  • No exagere al elaborar su presupuesto para su evento. Usted querrá causar una buena impresión, pero sea prudente.