Cómo planificar eventos de negocios

Planificación de un evento de negocios requiere planificación y organización. Si se toma el tiempo para aprender a planificar eventos de negocios, encontrará que cada evento de negocios sucesivo se vuelve un poco más fácil de planificar. Un evento de negocios es una inversión de su empresa para comercializar un producto o algún otro aspecto de su negocio. Para maximizar el retorno de su inversión, necesita desarrollar un proceso de planificación de eventos que funcione.

1.

Determine el alcance de su evento decidiendo qué tipo de impacto desea hacer. Por ejemplo, puede decidir que el lanzamiento de un producto se realice en una sala grande, mientras que una fiesta informal de reconocimiento del cliente sería adecuada para su almacén. Haga una lista en un pedazo de papel de todo lo que desea lograr con su evento y luego use esa lista para determinar el alcance del evento.

2.

Compile una lista de invitados que incluirá a todas las personas que desee invitar al evento. Si planea tener un evento que esté abierto al público, entonces todavía deberá estimar lo que cree que será la asistencia.

3.

Considera un tema para tu evento. Por ejemplo, si está teniendo un evento de agradecimiento al cliente, puede ser interesante convertirlo en un baile de disfraces. Cuando desarrollas un tema, puedes comenzar a determinar cómo quieres que se adorne el evento.

4.

Desarrolle una lista de decoraciones de eventos, oradores y costos de instalación, incluida la restauración y la ayuda necesaria para llevar a cabo el evento. En este punto, conocerá el alcance de su evento: a cuántas personas desea asistir y a qué tipo de exhibiciones y decoraciones. Esto le permitirá determinar si tendrá el evento en sus instalaciones o si necesitará alquilar un salón. El costo del alquiler también deberá figurar como parte de los costos de configuración de su evento.

5.

Distribuya una descripción del evento entre sus empleados y solicite voluntarios para ayudar a llevar a cabo el evento. Cuanto menos personal tenga que pagar, más dinero ahorrará en el evento.

6.

Determine cómo quiere anunciar su evento. Si está haciendo un evento solo por invitación, su único costo será por las invitaciones y el envío. Si está realizando un evento que está abierto al público, deberá elaborar una lista de los costos de publicidad para los medios, como radio, televisión e impresión.

7.

Recopila toda tu información en un presupuesto. El presupuesto debe contener aspectos detallados de cómo se gastará el dinero, cuánto costará cada artículo de línea y el total general del evento. Agregue un 20 por ciento adicional a todos los costos para permitir cambios en el plan o problemas durante la planificación y ejecución del evento.

Cosas necesarias

  • Bolígrafo
  • Papel
  • Ordenador con conexión a internet

Propina

  • Comience a planificar su evento al menos tres a seis meses antes del evento. Reservar un salón, armar publicidad, confirmar invitados y exhibiciones para el evento, elegir un menú y juntar las decoraciones toma tiempo. Date un montón de tiempo para que tu evento sea el correcto.