Cómo planificar una reunión de negocios

Las empresas no pueden permitirse perder tiempo debido a reuniones mal estructuradas. Cada minuto perdido es un minuto que podría haberse utilizado en el trabajo. Como tal, le corresponde a la persona que llama a la reunión planificar todos los aspectos, incluida la agenda y el lugar donde se reunirán los asistentes a la reunión. Esto también ayudará a garantizar que las reuniones subsiguientes sean eficientes y estén bien atendidas.

1.

Determine a los asistentes a la reunión para seleccionar el tamaño de la sala.

2.

Reserve la habitación y la ubicación en la fecha de la reunión. Considere la cantidad de personas en asistencia y necesidades de equipo de presentación.

3.

Crear una agenda. Esta es quizás la parte más importante de la planificación de una reunión. Comience con el fin en mente y trabaje hacia atrás. Por ejemplo, si el propósito de la reunión es votar sobre el próximo proyecto de trabajo, comience con la votación y determine qué información deben tener los asistentes a la reunión antes de que se realice la votación. La agenda debe comenzar con un objetivo rápido y un recordatorio de metas, seguido del marco de tiempo asignado a cada presentación, junto con el nombre de los presentadores, y luego finalizar con la fecha y hora de la próxima reunión.

4.

Invite a los asistentes a la reunión y bríndeles la agenda provisional solicitando retroalimentación y / o cambios en la agenda dos días antes de la reunión. También proporcione instrucciones para los materiales de presentación.

5.

Envíe una confirmación de la hora, el lugar y la ubicación de la reunión, con la agenda actualizada. Haga hincapié en el tiempo de reunión y proporcione materiales de presentación a los participantes de la reunión. También incluya información de contacto (teléfono celular) si alguien tiene una emergencia o necesita ayuda para encontrar el lugar de la reunión.

6.

Llegue 30 minutos antes y respete la agenda de la reunión. El día de la reunión, asegúrese de llegar preparado. Siga la agenda de la reunión y designe a alguien para ayudar a mantener un registro del tiempo.