Cómo planificar el entretenimiento para una conferencia

Al planificar el entretenimiento para una conferencia, recuerde que solo una parte del propósito del evento es entretener a los asistentes. Además de hacer que el evento sea agradable, debe convertirlo en un punto de venta que atraerá a los asistentes y brindará oportunidades para establecer contactos y realizar negocios. No planee el entretenimiento de la conferencia al vacío: trabaje con el organizador del evento para determinar qué elementos harán que el entretenimiento encaje con el propósito de la conferencia.

Aprende el Propósito

El primer paso en la planificación del entretenimiento para una conferencia es comprender por qué el grupo que celebra la reunión quiere entretenimiento. El entretenimiento puede ser un costo significativo para una conferencia, por lo que es probable que el propósito principal sea fomentar una mayor asistencia. Otro propósito puede ser darles a los asistentes la oportunidad de establecer contactos fuera del seminario y el entorno de la feria comercial.

Conocer al público

Sus opciones de entretenimiento girarán en torno a su audiencia. Si es un grupo más viejo, es posible que desee un ambiente más tradicional, en lugar de uno con música fuerte, luces parpadeantes o decoración ultra moderna. Es más probable que las audiencias más jóvenes disfruten de un club o un bar o restaurante funky. Haga que su sitio sea interesante para los cónyuges si van a asistir y si aumentar la asistencia es uno de los factores clave para el evento.

Aprende el tema

Si la conferencia tiene un tema, vincule el evento de entretenimiento con el tema. Si el tema de la conferencia gira en torno a los deportes, celebre su evento en un gimnasio de una escuela secundaria local con una banda de oldies para crear un sock hop. Si el tema es náutico, reserva un cóctel de crucero. Vincular su evento con el tema de la conferencia ayuda a crear continuidad y demuestra que está trabajando con la organización para cumplir con su propósito para la conferencia.

Elige el lugar

Si el propósito del entretenimiento es aumentar la asistencia, elija un lugar que le interese a los invitados, en busca de sitios que no puedan tener en casa. Organice un cóctel en un museo local o jardín botánico. Lleve a los invitados a un restaurante en una parte histórica de la ciudad de la que han oído hablar antes. No elija un sitio ruidoso si la red es crítica. Facilite el acceso, organizando un autobús o un transbordador si el sitio no se encuentra a poca distancia o si el clima es malo.

Logística

Conozca cuál es su presupuesto para determinar cuánto puede gastar en alimentos y bebidas, transporte, alquiler de salas, audiovisuales y decoraciones. Póngase en contacto con posibles lugares y obtenga los costos de alquiler de la habitación, alimentos y bebidas y AV. Negocie su contrato, buscando las garantías más bajas posibles hasta que tenga una mejor idea de su asistencia. Muchos sitios solicitarán una cantidad mínima de alimentos y bebidas, con la garantía final de 24 a 48 horas antes del evento.