Cómo planificar eventos para patrocinios

Uno de los mayores problemas que enfrenta al planificar eventos de recaudación de fondos para su organización sin fines de lucro es cómo cubrir el costo del evento que espera que aumente el dinero. Lugares de eventos requieren depósitos y seguros. Decoraciones, mesas, sillas, sistemas de megafonía y empresas de catering, todos quieren dinero por adelantado. Una forma común de recaudar este dinero es a través de patrocinios corporativos. Comience su estrategia de patrocinio un año antes del evento para atraer patrocinadores.

Posicionando su causa

Identifique lo que puede ofrecer patrocinadores. Las empresas ven los patrocinios como publicidad. Es más probable que patrocinen su evento si creen que asistirán personas que se ajusten al perfil de su cliente objetivo. Defina su contribución a la sociedad como una organización sin fines de lucro y describa el tipo de persona que apoya su causa. Su causa puede ser una buena, pero si las únicas personas que pueden asistir a su evento son ingenieros de software desempleados, no es probable que obtenga un patrocinio de su concesionario local de Mercedes. Sin embargo, las agencias locales de reclutamiento de tecnología podrían encontrar atractivo a este grupo como posibles candidatos de trabajo. Puede ser necesario ajustar el evento para que se ajuste a las necesidades del patrocinador. Por ejemplo, si su entretenimiento planificado entra en conflicto con la imagen del patrocinador, considere si cambiar el entretenimiento perjudicará su asistencia y, de no ser así, cámbielo a uno más que sea atractivo para su patrocinador.

Patrocinios de lanzamiento

Prepare una hoja informativa sobre su organización, que incluya información sobre la extensión del apoyo para su causa, los datos demográficos de a quién ayuda, quién la apoya y quién asistirá a su evento. Prepare otra hoja informativa que describa su evento en detalle, los costos proyectados asociados con el evento y dónde se promoverá. Los patrocinadores quieren que sus logotipos e información se muestren de manera destacada en el evento y en sus actividades promocionales, así que dé ejemplos de cómo puede promover su patrocinio en su comercialización y en el evento. También desean ver informes que evalúen la asistencia y el retorno de la inversión para los patrocinadores de sus eventos anteriores. Al lanzar, recuerde enfatizar qué tan bien su causa se refleja en el posible patrocinador de la compañía y qué tan bien sus partidarios y asistentes en el evento coinciden con el cliente objetivo de la compañía. No pierda el tiempo lanzando patrocinadores que probablemente no encuentren que su causa o sus asistentes valgan la pena y sean lucrativos.

Marketing del evento

Incluir los logotipos de sus patrocinadores en su mercadeo es parte del acuerdo de patrocinio, y solicitarle a su patrocinador que lo ayude a comercializar el evento también es apropiado. Si uno de sus patrocinadores es un restaurante local, entregue a ese patrocinador carteles y volantes para que se entreguen en el restaurante. Si el restaurante va a atender el evento, asegúrese de describir la maravillosa comida que servirá su patrocinador. Piense en el patrocinio del evento como una vía de doble sentido y haga todo lo posible para promover a su patrocinador, pero exija que su patrocinador promueva el evento también.

Retorno de la inversión del patrocinador

Si sus patrocinadores obtienen resultados al patrocinar su evento, es probable que patrocinen más de sus actividades. Póngase en contacto con todos sus patrocinadores después del evento para obtener comentarios sobre cómo les gustó y si están viendo nuevos negocios como resultado de su patrocinio. Solicite sugerencias sobre cómo podría haber mejorado su retorno de la inversión. Cuando contrata a un patrocinador, es de esperar que establezca una relación a largo plazo que resulte en un patrocinio adicional de sus actividades.