Cómo planificar una reunión sobre la comunicación en el lugar de trabajo

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo mejora la productividad y fomenta un sentido de trabajo en equipo entre colegas. Una reunión sobre comunicación en la oficina es una forma efectiva de establecer expectativas para los empleados y recibir comentarios sobre la comunicación en el lugar de trabajo. Para utilizar efectivamente el tiempo de la reunión, necesita una agenda sólida que aborde los problemas de comunicación específicos de su negocio. Tómese suficiente tiempo para prepararse para la reunión a través de evaluaciones de los hábitos de comunicación actuales en el lugar de trabajo, así como sus objetivos.

1.

Observe los métodos actuales de comunicación en la oficina. Evalúe la efectividad de esos métodos, que pueden incluir correo electrónico, mensajería instantánea, comunicación en persona y por teléfono. Involucrar a otros gerentes y supervisores para obtener su análisis de los hábitos actuales.

2.

Escriba una lista de los objetivos de comunicación y los cambios que desea ver dentro de la organización. Resalte el método de comunicación preferido para diversas situaciones. Identifique las principales fallas o áreas de mejora en los métodos de comunicación actuales.

3.

Detalle formas específicas en que los empleados necesitan hacer cambios en la comunicación. Por ejemplo, puede decidir que los empleados necesitan usar la comunicación en persona cuando sea posible o asegurarse de que ciertos miembros del personal estén incluidos en la comunicación por correo electrónico. Determine si la capacitación es necesaria o si los empleados pueden implementar los cambios inmediatamente por sí mismos.

4.

Produce copias de los estándares de comunicación que quieras implementar. Tener esto por escrito reduce la posibilidad de una mala interpretación o puede llevar a una discusión más informada en su reunión.

5.

Escriba la agenda de la reunión basándose en los cambios propuestos y las expectativas de comunicación establecidas para los empleados. Incorpore un tiempo para comentarios o preguntas de los asistentes a la reunión. Use la reunión para practicar sus habilidades de comunicación, especialmente escuchando atentamente a los demás participantes y permitiéndoles expresarse antes de responder.