Cómo planificar una reunión de negociación

Además de llegar a un acuerdo, la planificación es uno de los aspectos más importantes de una reunión de negociación. Una planificación deficiente puede dar lugar a que la otra parte tome más concesiones de las que originalmente estaba dispuesto a otorgar, lo que puede generar expectativas poco realistas de su empresa y los términos de las negociaciones futuras, además de reducir su rentabilidad. Cuanto más tiempo dedique a la preparación y planificación de una reunión de negociación, mejor será el resultado final.

1.

Llevar a cabo algunas investigaciones. Conozca la compañía y las personas con las que está negociando. En particular, averigüe sobre temas que pueden influir en el resultado de la otra parte. Si las negociaciones tienen que ver con una oferta para obtener un contrato, obtenga más información sobre la competencia y las principales necesidades de la empresa. Obtenga información sobre los problemas financieros que pueden afectar el resultado de una negociación, como los términos de pago y los presupuestos, y sobre la información que aún necesita antes de poder comenzar las negociaciones.

2.

Conozca sus objetivos así como los objetivos de la otra parte. En una reunión de negociación, su objetivo es el acuerdo que desea lograr. Tenga en cuenta su resultado ideal, los resultados aceptables y los peores términos de acuerdo que podría aceptar. Además, conozca los objetivos y resultados de la otra parte que pueden estar dispuestos a aceptar.

3.

Prepárese para proporcionar información a la otra parte. Asegúrese de saber también qué información puede revelar a la otra parte.

4.

Evalúe las concesiones, el servicio, el artículo o el término que está dispuesto a renunciar o comprometer. Conozca el valor y el costo no monetario de cada concesión que tiene y lo que le costaría ajustar una. Evaluar el costo de la concesión a la otra parte y los aspectos que no son negociables.

5.

Conoce el límite de tu autoridad. Si corresponde, hable con su supervisor o junta directiva sobre aspectos de la negociación que puede aceptar o comprometer sin autorización adicional. Por otro lado, si realiza una reunión de negociación con colegas, decida sobre los roles que tendrá cada individuo y la manera más efectiva de trabajar juntos. Los roles pueden incluir dirigir, tomar notas y observar.

6.

Crea una estrategia. En su plan de acción, determine la mejor manera de alcanzar sus objetivos de negociación y describa las tácticas que considere beneficiosas. Compare esto con el plan de acción y las tácticas que cree que la otra parte puede usar.

7.

Planee negociar primero los asuntos menos importantes. Negociar primero sobre los temas menos importantes puede darle más tiempo para centrarse en las concesiones que son más valiosas.

8.

Preparar una agenda de reunión. En la agenda, haga una lista de los temas de negociación en el orden que usted y la otra parte los considerarán, y coloque límites de tiempo en cada artículo, si es necesario. Además, incluya la ubicación de la reunión de negociación y los nombres de los participantes.