Cómo planificar y organizar actividades de trabajo

Los dueños de negocios saben que la productividad se mejora con la eficiencia de los empleados. Ayudar a los miembros del equipo a planificar y organizar actividades de trabajo, establecer rutinas, proporcionar orientación sobre cómo priorizar las tareas diarias y enfrentar posibles obstáculos. Cuando los empleados tienen días organizados, se dedica menos tiempo a tratar de descubrir qué es lo siguiente. El resultado final es menos tiempo perdido, mayor eficiencia y mayor productividad. Mantenga la planificación y la organización de las actividades de trabajo simples para maximizar la efectividad.

Determinar tareas específicas

Haga una lluvia de ideas sobre todas las tareas requeridas a lo largo del día. No te preocupes por organizar en esta etapa. Piense en todo lo que sucede durante el día al caminar por la puerta, preparar el café e iniciar sesión en la computadora. Si es necesario encender los teléfonos desde un servicio de voz, incluya esto junto con la verificación de los mensajes.

Piense acerca de archivar, desmenuzar y cualquier tarea de inventario que surja regularmente. Esta sesión de lluvia de ideas se convertirá en la base del plan de actividades diarias.

Priorizar y secuenciar tareas

Agrupar las tareas juntas. Puede haber tareas que deben realizarse en una secuencia específica o en conjunto. Por ejemplo, puede ser necesario realizar una serie de acciones para abrir la oficina y desbloquear la puerta, desactivar la alarma, apagar el correo de voz, revisar los mensajes y preparar la primera taza de café. Ir a través de toda la lista de tareas de lluvia de ideas y tareas relacionadas con el grupo.

Una vez que tenga las listas agrupadas que pueden ir desde las tareas de apertura, cierre, ventas y servicio, establezca los elementos prioritarios. Vuelva a escribir cada lista agrupada según el orden de prioridad. Por ejemplo, podría ser una prioridad de servicio devolver todos los mensajes telefónicos dentro de la primera hora de apertura. Llamar a un proveedor acerca de los cambios en el inventario puede no ser una prioridad máxima a primera hora de la mañana.

Establecer horarios realistas

Hay algunas tareas agrupadas que deben realizarse en momentos específicos del día. Por ejemplo, abrir y cerrar tareas no se puede hacer a la mitad del día. Sin embargo, otras tareas tienen flexibilidad de horario. Divida el día en secciones para establecer una rutina. Por ejemplo, la primera hora del día podría dedicarse a devolver mensajes del correo de voz y del correo electrónico. La siguiente hora podría dedicarse a las tareas relacionadas con las ventas, con las siguientes horas antes del almuerzo reservadas para las reuniones con los clientes.

Piensa en el mejor momento para realizar actividades. Por ejemplo, si necesita más energía para redactar propuestas, podría ser mejor ubicar esta tarea más temprano en el día y reservar tareas que consuman menos energía para más tarde en el día cuando su energía sea menor. Establecer horarios realistas para cumplir las tareas. Por ejemplo, si sabe que se necesitan un mínimo de dos horas para procesar los pedidos y entregarlos el mismo día, no se demore dos horas antes de la fecha límite de envío para completar la tarea; establezca esta prioridad más temprano en el día.

Eliminar posibles distracciones

Hay tantas distracciones potenciales en la jornada laboral de todos. Los teléfonos celulares personales, los mensajes de texto, los mensajes instantáneos, las redes sociales y la navegación por Internet son grandes distracciones, pero no son las únicas. Los descansos excesivos para tomar café y hablar con los compañeros de trabajo también reducen en gran medida la productividad. Establezca tiempos de descanso y apague todos los dispositivos que podrían distraer la posibilidad de completar tareas.

Sea realista al revisar los dispositivos y hablar con sus compañeros de trabajo, pero desarrolle la disciplina para limitarlos a ciertas horas del día. Algunas personas incluso desactivan las notificaciones por correo electrónico, configuran horarios específicos para leer y responder al correo electrónico, enfocando la energía en tareas inmediatas en lugar de tratar de realizar múltiples tareas.