Cómo planificar un evento de promoción

Planear un evento de promoción es muy parecido a planear una cena: es inteligente esperar que la gente coma y beba el doble de lo que piensa y que espere lo inesperado. ¿Suena divertido? Puede ser, especialmente si toma medidas para planificar su evento imaginándolo de principio a fin, creando una lista de tareas y luego logrando todo lo posible antes del día del evento. Como propietario de una pequeña empresa, su evento promocional puede convertirse en un recuerdo feliz y ser un emblema a medida que planifica eventos futuros.

1.

Comience por decidir a quién debe invitar a su evento promocional, ya que el número de asistentes afectará el costo de su evento más que cualquier otra decisión. Digamos que está organizando una jornada de puertas abiertas para celebrar la apertura de un nuevo edificio además de su oficina. Sería apropiado invitar a clientes actuales y pasados, así como a proveedores importantes y socios estratégicos.

2.

Planee enviar invitaciones específicas a miembros de su cámara de comercio local u otros grupos de negocios, ya que emitir una invitación general a cientos de miembros podría abrumar su evento con demasiada gente. Dicho esto, es razonable esperar una tasa de aceptación del 10 al 20 por ciento. Considere la posibilidad de solicitar una RSVP para que el día del evento se acerque, puede ajustar sus planes, especialmente para pedir comida y bebidas.

3.

Cree una lista de tareas mientras planifica mentalmente su evento de principio a fin. Cree una lista con los encabezados: "Estado (la fecha)" "Persona de contacto" "Tarea a completar" "Compra obligatoria" "Nombre y número de teléfono del proveedor" "Fecha límite" "Trabajos pendientes / Obstáculos" y "Notas adicionales".

4.

Completa tu lista de tareas como visualizas tu evento, paso a paso. Comience por decidir qué tipo de decoraciones cree que son apropiadas. Es posible que desee colgar serpentinas y carteles de "Bienvenida" y pedir flores frescas. Coloque estos elementos en su lista de tareas. Por ahora, servirán como una lista de deseos ya que acumulará costos y revisará su presupuesto para el evento.

5.

Revise los menús de los restaurantes locales o empresas de catering para decidir las ofertas de comida para su evento promocional. Muchos eventos después del horario de trabajo incluyen bocadillos y aperitivos en lugar de una cena completa. Debe ofrecer una serie de opciones, así como una variedad de precios. Solicite orientación para decidir la cantidad de comida que se debe pedir, aunque una regla general es ordenar cuatro aperitivos por participante. Coloque la orden de comida en su lista de tareas.

6.

Seleccione un menú de bebidas para su evento y, a medida que complete su lista de tareas, decida cómo se servirán las bebidas. Quizás desee designar a alguien para que sirva cerveza y vino y coloque refrescos y agua en un refrigerador cercano para que las personas puedan ayudarse a sí mismas. No olvide agregar hielo a su lista de “compras” necesarias.

7.

Compile una lista de equipos para su evento, que incluye sillas, mesas, mesas de bistró y manteles. Haga una nota en su lista de tareas para ponerse en contacto con las empresas de alquiler locales para comparar precios.

8.

Haga un borrador de una lista de elementos auxiliares que necesitará para su evento. Imagina lo que hará la gente desde el momento en que atraviesan tus puertas hasta el momento en que se van. Si desea que sus invitados inicien sesión y lleven etiquetas con nombres, planifique una mesa de bienvenida en la puerta de su casa. No te olvides de pedir suministros y asignar a alguien para que lo haga. Si planea contratar un orador invitado o un DJ para escuchar música, decida la mejor ubicación para la atracción y planifique los suministros que necesitarán.

9.

Tome su lista de tareas y reúna los precios para cada compra necesaria. Esta es una de las partes más lentas de la planificación de un evento promocional, así que asegúrate de darte el tiempo suficiente para comparar precios y hacer cálculos. Considere un colchón de costos del 20 por ciento para huéspedes inesperados, y apetitos inesperadamente grandes. Si bien las flores frescas le dan un toque agradable a una habitación, puede optar por recortar estos gastos para pedir suficiente comida, siempre uno de los principales atractivos de un evento.

10.

Envíe invitaciones al menos cuatro semanas antes de su evento promocional. Incluya un RSVP para ayudar con su planificación. No se sorprenda si las personas que RSVP no se presentan en su evento, mientras que las personas que no lo hicieron pueden aparecer.

11.

Promueva su evento publicando noticias de su evento promocional en el sitio web de su compañía, colgando volantes en su negocio y enviando correos electrónicos de recordatorio. Indique a sus empleados que recuerden el evento a las personas mientras hablan con ellos por teléfono o las ven en persona.

12.

Revise su lista de tareas y el calendario repetidamente hasta el día del evento, asegurándose de completar la mayoría de las tareas al menos un día antes. Dejar demasiado que hacer en el último minuto solo aumentará su estrés y disminuirá la diversión de organizar su evento promocional.

Consejos

  • Aunque es aconsejable pedir un 20 por ciento más de alimentos y bebidas de los que cree que va a necesitar, tenga en cuenta que muchos puntos de venta le permitirán devolver las bebidas sin abrir.
  • Delegue tareas a empleados de confianza y reúnase o hable con ellos a menudo para mantenerse al tanto de las circunstancias cambiantes.
  • Toma fotos de tu evento promocional. Es posible que desee utilizarlos más adelante en su sitio web o en futuras piezas de marketing.