Cómo planificar una auditoría de contrato de proveedor

La gestión efectiva de los proveedores implica la generación de una declaración de trabajo exhaustiva, la celebración de reuniones periódicas con el proveedor, la realización de auditorías para evaluar el rendimiento y el mantenimiento de un cuadro de mandos o un panel para informar el estado. La planificación de una auditoría incluye una lista de los elementos que desea medir, los criterios de éxito y el método de evaluación. Su plan también debe incluir una lista de acciones correctivas requeridas si alguno de los elementos no pasa la inspección. Además, su plan de auditoría de contrato con el proveedor debe contener una sección que instruya a los auditores sobre cómo completar la auditoría, para que el trabajo se realice de manera consistente.

1.

Identifique cualquier información reglamentaria o documentos de referencia que puedan afectar la forma en que realiza su auditoría. En la primera sección de su plan, describa la cartera de su auditoría. Por ejemplo, para auditar al proveedor de servicios de limpieza de su empresa, debe indicar el cumplimiento de la salud local como una de las razones para realizar la evaluación. Crea un documento para registrar tus planes. Descarga una plantilla desde un sitio web o genera tu propio plan.

2.

Describa el alcance de la auditoría. Por ejemplo, haga una lista de los artículos en el contrato que pretende examinar. Calcule el tiempo que lleva observar o probar cada componente. Identifique el tipo de auditoría que planea realizar. Esto puede ser una auditoría de un nuevo proveedor, una auditoría regular, una renovación de la auditoría de contrato o una auditoría de causa provocada por una violación. Genere un resumen para indicar cuánto tiempo espera que tome la auditoría para que el proveedor pueda planificar la asignación de personal, si es necesario, para participar en la auditoría.

3.

Identifique los roles y responsabilidades de todos los asociados con la auditoría. Describa los tipos de acciones que espera que realice el proveedor durante la auditoría. Establezca expectativas sobre los resultados, como acciones correctivas, tareas adicionales o recompensas.

4.

Preparar un cuestionario previo a la auditoría. Al responder a una serie de preguntas sobre el estado de los artículos del contrato o la Declaración de trabajo, el proveedor tiene la oportunidad de alertarlo sobre cualquier problema antes de que comience la auditoría.

5.

Incluir información procesal. Usa esta información para entrenar al equipo auditor. Al realizar una auditoría de forma coherente con un proveedor, puede comparar los resultados de un mes a otro y analizar las tendencias.

6.

Anticipe problemas y prepare soluciones. Su plan de administración de riesgos le permite responder rápidamente si su auditoría de contrato con el proveedor falla y el proveedor necesita remediar ciertas cosas. Esté preparado para solucionar problemas, resolver conflictos y negociar soluciones.

7.

Diseñe un formato de informe para sus resultados de auditoría. Identifique dónde planea almacenar los registros de la auditoría y durante cuánto tiempo piensa mantener la información de la auditoría. Esto incluye registros de observación, listas de verificación, multimedia, como audio y video, y otros resultados de la auditoría.