Cómo planificar paquetes de patrocinio de proveedores para espectáculos de premios

La planificación de una entrega de premios suele ser una empresa grande y costosa. Las tarifas se pueden acumular rápidamente una vez que se suman la producción, el personal y todos los costos asociados. Para ayudar a pagar estos gastos, los organizadores de los premios normalmente organizan paquetes de patrocinio y los utilizan para solicitar proveedores. Los patrocinios de proveedores no solo pueden ayudar a pagar la producción de un programa de premiación, sino que también crean alianzas positivas que son valiosas tanto para su organización como para las empresas con las que trabaja.

Desarrollar un presupuesto

Para crear paquetes de patrocinio, debe determinar cuánto dinero necesita recaudar. Esto afectará la cantidad de sus niveles de patrocinio y el tipo de proveedores que solicite. Por ejemplo, si tiene un presupuesto de $ 15, 000, puede solicitar vendedores pequeños así como empresas medianas y aun así alcanzar su meta. Si su presupuesto es de $ 750, 000, debe dirigirse principalmente a empresas medianas y grandes corporaciones que tienen más dinero para destinar al patrocinio. Trabaje en estrecha colaboración con otros organizadores del programa de premiación y tenga en cuenta todos los costos, incluida la dotación de personal, el alquiler del local, los costos de impresión y los gastos de restauración. Planifique que los dólares de patrocinio no paguen más del 75% de su presupuesto total. Si puede lograr que su programa de premios sea totalmente pagado a través de patrocinios, esto será de gran ayuda para su organización, pero la mayoría del tiempo tendrá que destinar parte de su propio dinero.

Creación de niveles de patrocinio

Debe ofrecer tantos niveles de patrocinio como sea posible para llegar al mayor número de proveedores potenciales. No todas las empresas podrán aportar miles de dólares en dinero de patrocinio. Piense en las empresas más pequeñas e independientes, así como en las grandes. Este es un ejemplo de los tipos de niveles de patrocinio que puede ofrecer en su paquete: donaciones en especie / producto que se colocarán en bolsas de regalos de celebridades y de invitados especiales; Nivel de “bronce” de $ 100, para incluir un anuncio en el programa de premiación; El nivel “plateado” de $ 500, para incluir todos los beneficios del patrocinio del nivel de bronce, más la colocación del logotipo en las carpas de la mesa y el sitio web de premios; $ 1, 500 de patrocinio de nivel “oro”, que incluye todos los beneficios del patrocinio de nivel de plata, además de mencionar en todos los comunicados de prensa; Nivel de patrocinio exclusivo "platino" de $ 5, 000, que incluye todos los beneficios del patrocinio de nivel de oro, así como la colocación exclusiva del logotipo en la pancarta de repetición de premios.

Identificando Incentivos

Para obtener patrocinios para programas de premios, debe llevar a casa los beneficios para sus proveedores potenciales. Promocione lo que su programa tiene para ofrecer y cómo es relevante para cada proveedor. Por ejemplo, si solicita patrocinios para un programa de premios deportivos, y un posible proveedor en su lista vende indumentaria deportiva, debe indicar a esa compañía en su paquete de patrocinio la cantidad de atletas reconocidos o destacados que estarán presentes, ya sea el programa de premiación se transmitirá o cubrirá en los principales medios de comunicación, y si es posible que el logotipo de la empresa se muestre prominentemente durante el programa. Si tiene un programa de voluntariado y servicio a la comunidad, señale a los proveedores el hecho de que su participación proporcionará un impulso positivo de relaciones públicas y comunitarias a su marca.

Creación de materiales de paquete

La presentación final de los paquetes de patrocinio de su proveedor será clave tanto para asegurar a los patrocinadores como para proyectar la imagen correcta para su programa de premios. Aunque puede imprimir y enviar por correo los paquetes de patrocinio de programas de premios, si su organización tiene un presupuesto ajustado, será más rentable enviar solicitudes de patrocinio electrónico. Un archivo PDF bien preparado que contenga una carta de solicitud personalizada, opciones de patrocinio, información de prensa sobre el programa de premiación y una página que resalte los beneficios del patrocinio serán más que suficientes para sellar el trato con la mayoría de los patrocinadores potenciales. Este enfoque también es más respetuoso con el medio ambiente.