Cómo posponer un proyecto

Los proyectos se posponen por varios motivos, pero la causa más frecuente es la financiera. No hay suficiente dinero en el presupuesto para avanzar con todos los proyectos aprobados, por lo que algunos de ellos deben cancelarse o posponerse. La decisión de posponer proyectos costosos recae en los miembros de la alta gerencia que necesitan determinar la factibilidad de implementar el proyecto en etapas, así como la prioridad del proyecto y los riesgos asociados con el aplazamiento.

Modularizar

Si un proyecto es complejo y demasiado costoso para llevarlo a cabo en conjunto, es posible dividir los entregables en módulos discretos. Quizás vale la pena completar una pieza principal, mientras que la administración pospone las partes restantes y las coloca en un momento más apropiado. Este método también reduce los requisitos de personal; el mismo equipo puede trabajar durante cada fase, en lugar de tener varios equipos trabajando simultáneamente.

Priorizar

Si la empresa carece de fondos o recursos para completar todos los proyectos aprobados, la alta gerencia debe priorizar el trabajo. Los proyectos de misión crítica que afectan la estabilidad de la empresa pueden tener que ser financiados, mientras que los proyectos menos críticos pueden esperar. Sin embargo, este enfoque coloca al negocio en un modo reactivo y puede afectar la capacidad de la compañía para llevar a cabo cualquier planificación a largo plazo. Es probable que este enfoque de respuesta a la crisis sea más caro al final.

Evaluar

La alta gerencia necesita evaluar el nivel de riesgo asociado con el aplazamiento de un proyecto. ¿Perderá la empresa cuota de mercado e ingresos? ¿Están las redes informáticas en riesgo? ¿Está amenazada la productividad general? Si la respuesta a cualquiera de estos tipos de preguntas es "sí", el proyecto es crítico y no es un candidato probable para un aplazamiento. Un proyecto que afecta solo a un departamento es más propenso a retrasarse que uno que afecta la productividad de múltiples departamentos.

Consenso

La alta gerencia debe reunirse con los jefes de departamento para discutir los aplazamientos del proyecto. Eso le da a cada gerente la oportunidad de presentar las razones por las cuales el proyecto debe continuar. La reunión debe terminar con la mayoría de acuerdo sobre las opciones de financiación. Este enfoque ayuda a la moral y disminuye la posibilidad de que la alta gerencia muestre un sesgo hacia uno o más gerentes. Nivela el campo de juego y promueve la cooperación entre los distintos departamentos.