Cómo registrar una factura

Cuando se trata de administrar el lado administrativo de un negocio, una buena contabilidad hace una gran diferencia en operaciones fluidas y sostenibles. Al saber dónde van y vienen sus dólares, puede racionalizar sus métodos de contabilidad, controlar los costos, mantener una buena reputación y evitar disputas legales. La contabilidad puede causar problemas cuando su empresa recibe muchas facturas de diferentes fuentes, por lo que es útil tener un proceso simplificado para registrar las facturas a pagar en un formato estandarizado.

1.

Procese una factura entrante escaneando primero en formato digital. Asegúrese de que la copia digital sea completamente legible.

2.

Almacene la copia digital en una computadora segura dedicada a mantener registros de la compañía. Utilice un formato de archivo sostenible a largo plazo, como organizar sus facturas por fecha y luego por proveedor, para que pueda recuperar información fácilmente en el futuro. Al digitalizar sus registros, no tendrá que lidiar con la copia en papel nuevamente.

3.

Presente la factura en papel en un archivador bien organizado, clasificado por proveedor o por cualquier convención que funcione mejor para su negocio.

4.

Cree un archivo de cuentas por pagar para el presente período contable, generalmente un mes, trimestre o semana, utilizando el software de hoja de cálculo. Ayuda a segmentar los períodos contables en pequeñas unidades de tiempo regulares. Microsoft Excel cubre las necesidades contables de la mayoría de las pequeñas empresas, y el mercado ofrece muchas alternativas.

5.

Cree columnas para toda la información de la factura, incluido el nombre del proveedor, la dirección física, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, así como el monto adeudado, los bienes adquiridos o los servicios prestados, la fecha de emisión de la factura, la fecha en que la recibió y número de factura. Además, incluya una columna para cualquier información diversa. Err al lado de crear más columnas de las que necesita; siempre se pueden contraer las columnas que normalmente no se ven. Esto hace que sea mucho más fácil ordenar y organizar la información, incluso si una factura en particular no tiene información para cada campo de datos.

6.

Agregue otra columna con formato para indicar si la factura se ha pagado y en qué fecha se pagó. Familiarícese con el software para que pueda identificar fácilmente las facturas pendientes sin tener que pasar por todas las facturas.

7.

Ingrese los datos de la factura en el archivo de cuentas por pagar y verifique que haya ingresado todos los valores correctamente. Si procesa la factura antes de pagarla, marque la columna final para indicar que no se ha pagado la factura. Esto le ayudará a no perder el rastro de las facturas impagas. Guarda el archivo.

8.

Actualice el archivo más adelante, si es necesario, para anotar cuándo paga la factura.

9.

Transfiera las facturas impagas al siguiente período contable cuando sea necesario, haciendo una nota en ambos archivos para indicar el traspaso.

Cosas necesarias

  • Escáner electrónico
  • Ordenadores
  • Archivadores
  • Hoja de cálculo o software contable

Propina

  • Mantenga siempre al menos una copia de seguridad actualizada de los registros financieros digitales de su empresa, preferiblemente en una computadora protegida en otro sitio físico para proteger su empresa en caso de incendio o inundación. Las empresas de almacenamiento de datos ofrecen este servicio.