Cómo reducir el papeleo en los recursos humanos

Los departamentos de recursos humanos están encargados de numerosos requisitos de documentación. Desde los formularios de solicitud hasta los formularios de impuestos y los formularios de beneficios, el departamento de recursos humanos debe realizar un seguimiento de todo lo relacionado con el empleo de cada miembro del personal. Incluso una pequeña empresa puede verse abrumada por el papeleo que genera un departamento de recursos humanos. En estos días de cada vez mayor conciencia de las prácticas de negocios verdes, por no hablar de los gastos relacionados con el mantenimiento de tanta documentación, las empresas buscan cada vez más formas de sobrevivir con menos papel.

1.

Indique qué papeleo es esencial para las operaciones. Identifique los formularios y registros legalmente requeridos por varios organismos reguladores, como el Servicio de Impuestos Internos, las autoridades locales de salud y las agencias de seguros. Averigüe si debe conservar copias en papel de estos registros o si la organización aceptará registros electrónicos. Cambie a formularios electrónicos siempre que esté permitido.

2.

Elimine todo el papeleo duplicado y combine las hojas de firmas cuando sea posible. Por ejemplo, haga que los empleados firmen una sola hoja indicando que han leído el manual del empleado, una política de acoso sexual y un código de ética en lugar de hojas separadas para cada documento.

3.

Crear firmas electrónicas seguras para todos los empleados. Aliente a los empleados a utilizar esta firma electrónica para firmar documentos de recursos humanos como manuales de empleados, acuerdos de no competencia y políticas de ética.

4.

Compre software que le permita consolidar informes y entregarlos electrónicamente. Cree documentos electrónicos para informes de hojas de tiempo, solicitudes de tiempo libre, hojas de cambio de estado de empleo o cualquier otro documento que utilicen los empleados o la gerencia.