Cómo eliminar guiones de los números de seguridad social en Excel

Un número de Seguro Social consiste en tres cadenas de dígitos separados por guiones. Históricamente, el primero era un número de área, que se relaciona con la ubicación geográfica del residente; el segundo era un número de grupo, que divide los SSN de cada área; y el tercero era un número de serie. Ahora usan un formato SSN más aleatorio por motivos de seguridad. Si almacena los números de la Seguridad Social con fines informativos, es probable que no se preocupe por estas cadenas individuales, por lo que puede eliminar los guiones de forma segura. Utilice las funciones de procesamiento de texto para eliminar los guiones de Excel y conservar los números reales. Además, si su empresa almacena números de Seguro Social por cualquier motivo, asegúrese de almacenarlos de manera segura y de cumplir con las leyes locales en las que se dedica a almacenar datos personales confidenciales.

Formatos de números de seguridad social

Los números de la Seguridad Social tienen nueve dígitos y tradicionalmente se escriben como tres grupos de dígitos separados por guiones. Si permite que las personas ingresen los números de Seguro Social en línea, es probable que algunas personas incluyan los guiones y otras no. Algunos también pueden incluir espacios alrededor de los guiones. Los números de identificación del empleador del Servicio de Impuestos Internos, que tienen un propósito similar para identificar compañías en lugar de individuos, también tienen nueve dígitos, aunque tradicionalmente solo tienen un guión después de los dos primeros dígitos.

Cuando almacena números de Seguro Social o EIN, puede optar por eliminar los guiones, ya que no son información necesaria. Es probable que desee volver a agregarlos si está presentando los números a los usuarios, ya que la mayoría de las personas están familiarizadas con ver el número con los guiones tradicionales. La eliminación de guiones también puede hacer que sea más fácil almacenar los EIN y los SSN en la misma columna, aunque es probable que también desee almacenar cuál es cuál.

Puede usar la misma técnica para almacenar otros números con formato, como los números de teléfono.

Usando Excel para quitar personajes

Puede usar la función de sustitución incorporada de Excel para eliminar o reemplazar una subcadena de una cadena de caracteres en Excel. Esto puede incluir la eliminación de guiones de los números de Seguro Social o cualquier otro tipo de cadena. La función le permite reemplazar una subcadena particular de caracteres en una cadena de texto con un nuevo conjunto de caracteres o, en este caso, con nada en absoluto. Se necesitan tres argumentos: una cadena en la que se reemplazan los caracteres, la subcadena para reemplazar y con qué se reemplazará.

Abra la hoja de cálculo de Excel que contiene su lista de números de Seguro Social, o cree una nueva hoja de trabajo e ingrese los números en una columna. Haga clic en una celda en blanco a la derecha del primer número de Seguro Social en su lista o agregue una nueva columna y escriba esta fórmula:

= SUSTITUTO (J6, "-", "")

Reemplace "J6" en la fórmula anterior con la dirección de la celda que contiene el primer número de Seguro Social. Por ejemplo, si esta celda es A3, escriba:

= SUSTITUTO (A3, "-", "")

Presiona la tecla "Enter" en tu teclado para activar la fórmula. El primer número de Seguro Social en su lista aparecerá sin guiones en la celda que seleccionó.

Repitiendo el patrón a través de hojas de cálculo

Puede arrastrar la misma fórmula hacia abajo para eliminar los guiones de varios números de Seguro Social.

Desplace el cursor del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda donde escribió la fórmula. El cursor cambiará a un signo "+".

Haga clic en la esquina de la celda, con el signo "+" aún visible, y arrastre el cursor hacia abajo a través de la columna hasta que llegue a la celda a la derecha del último número de Seguro Social en la lista. Suelte el cursor y aparecerán los SSN restantes sin guiones.

Preocupaciones de seguridad de SSN

Los números de Seguro Social se pueden usar para obtener préstamos, asegurar un empleo o recibir reembolsos de impuestos de manera fraudulenta a nombre de otra persona. Si tiene números de Seguro Social de clientes y se filtran o son robados, es probable que sus clientes estén molestos. También puede enfrentar sanciones monetarias o juicios.

Proteja los números de la Seguridad Social lo mejor que pueda. No los almacene si no los necesita, y mantenga los archivos que los contienen encriptados y con acceso restringido.