Cómo eliminar los duplicados que distinguen entre mayúsculas y minúsculas en Excel 2007

Por definición, Microsoft Excel 2007 considera que un duplicado es una fila de datos que coincide exactamente con otra fila en su hoja de trabajo. Cuando evalúa una sola columna de datos, Excel encuentra duplicados de una sola celda. Cuando busca duplicados en datos que abarcan dos columnas, un par de celdas de dos columnas debe coincidir con otro par, y así sucesivamente. Si una de las filas en un conjunto de datos de una columna contiene "cat" y la otra contiene "Cat" en la misma columna, Excel considera que los valores son únicos. Del mismo modo, si una fila contiene una fecha formateada con un año de dos dígitos y otra fila contiene la misma fecha formateada con un año de cuatro dígitos, Excel las considera únicas. Como resultado, el proceso de eliminación de duplicados siempre se considera un caso cuando se evalúa la singularidad de un registro.

1.

Haga clic en el encabezado de la columna que desea evaluar por duplicados. Haga clic y arrastre de un encabezado al siguiente para seleccionar más de una columna. Mantenga presionada la tecla "Ctrl" y haga clic para seleccionar columnas que no estén una junto a la otra.

2.

Presiona "Ctrl-C" para copiar los datos. Haga clic en una columna vacía y presione "Ctrl-V" para pegar los datos que copió. Seleccione la columna o columnas que contienen los datos pegados.

3.

Haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta de Microsoft Excel 2007 y localice el grupo Herramientas de datos. Haga clic en el elemento "Eliminar duplicados" para abrir el cuadro de diálogo Eliminar duplicados.

4.

Haga clic en la casilla de verificación frente al nombre de la columna o los nombres que desea evaluar en busca de duplicados. Estos nombres se basan en los encabezados escritos en la primera celda de cada columna que selecciona para la evaluación. Haga clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo Eliminar duplicados para procesar sus datos.

5.

Evalúe el cuadro de diálogo de resultados que muestra cuántos duplicados Excel encontró y eliminó. El cuadro de diálogo también le indica cuántos valores únicos permanecen. La eliminación de duplicados de más de una columna de datos puede producir resultados que parezcan contradictorios. Si procesa las filas 1 a 10 de las columnas A y B, la fila 1 y la fila 2 están duplicadas si y solo si A1 coincide con B1 y A2 coincide con B2.

Consejos

  • Para verificar si hay duplicados en los datos antes de procesarlos, use el Filtro avanzado de Excel, ubicado en el grupo Filtro de la pestaña Datos, para filtrar las columnas sin mover ni eliminar ningún dato. Haga clic en la casilla de verificación "Solo registros únicos" para ocultar los duplicados y revelar solo los registros únicos. Puede ver en los encabezados de las filas que la numeración contiene espacios en blanco. Los números que faltan representan los duplicados. Desactive el filtro avanzado antes de procesar sus datos para eliminar los duplicados.
  • El formato condicional de Excel le permite revelar duplicados aplicando un color especial al texto de valores que no son únicos. Ubicado en la sección Formato de la pestaña Inicio, el menú desplegable Formato condicional incluye la opción Valores duplicados.
  • Elimine los subtotales y desactive el esquema antes de aplicar Eliminar duplicados.
  • Si es nuevo en Microsoft Excel 2007, tómese tiempo para estudiar la función Eliminar duplicados, ya que no apareció en Excel 2003.

Advertencia

  • Nunca aplique Eliminar duplicados a un archivo sin guardarlo con otro nombre. A diferencia del Filtro avanzado, que oculta los duplicados, el proceso de eliminación elimina la información de su hoja de cálculo.