Cómo rastrear activos en una computadora

El seguimiento de los activos comerciales, que incluyen computadoras y tecnología de oficina, software, vehículos, herramientas, muebles y otros bienes duraderos, lo ayuda a rastrear el valor de su negocio y sirve como medida de control de inventario. Si alguna vez se enfrenta a la necesidad de detallar los contenidos de su oficina después de un robo, incendio o desastre natural, es esencial obtener un catálogo de lo que poseía para obtener reemplazos de lo que perdió. El uso de la tecnología informática simplifica el mantenimiento de registros y aumenta los detalles y el alcance de lo que graba.

Hoja de cálculo de activos

Aunque puede invertir en software especializado para registrar información sobre los activos de su negocio, Microsoft Excel le ofrece una herramienta poderosa para el seguimiento de activos por computadora. Si configura un libro de Excel dedicado a alquileres y compras de equipos, puede centralizar sus registros en un formato de fácil acceso y usar las funciones de Excel para calcular la antigüedad del equipo. Cree un libro de trabajo con hojas de trabajo separadas para el equipo comprado y arrendado, o use una columna de estado para designar cuál es cuál. Registre las "cinco W" de cada adquisición (cuándo, de quién y de dónde las adquirió, qué es y qué necesidades responde) y agregue los detalles de la unidad, incluidos los números de modelo y de serie. Si inscribe sus activos con números de seguimiento internos o etiquetas de activos, registre también esta información en la hoja de cálculo.

Seguimiento de compra

Cuando compra equipos de oficina, computadoras, software, vehículos de la empresa u otros activos físicos, puede emitir órdenes de compra, preparar solicitudes de propuestas de proveedores, intercambiar correos electrónicos sobre las próximas adquisiciones y recibir datos de seguimiento sobre los envíos de productos. Guarde copias de estas comunicaciones y documentos en su computadora en una carpeta específicamente dedicada a los registros de activos. Si necesita establecer dónde y cuándo adquirió un activo específico, ya sea para un reclamo de seguro o para cualquier situación que requiera un seguimiento de activos, sus registros de compra brindan detalles valiosos.

Fotos y Video

Si no ha creado un registro visual de los activos de su oficina, comience con lo que ya tiene y añádalo con cada adquisición de equipo. Estos registros proporcionan detalles esenciales si necesita presentar una reclamación de seguro en caso de robo o pérdida. Use una cámara digital para fotografiar el equipo, incluido un primer plano de la placa o etiqueta que muestre el fabricante de cada producto, los números de modelo y de serie, y cualquier otro detalle de identificación. Transfiera las fotos y las secuencias de video a su computadora y archívelas con sus otros registros digitales. Cree carpetas individuales para cada equipo e incorpore subcarpetas para contener tipos específicos de documentación. Estos procesos hacen un mejor trabajo de acomodar activos tangibles que activos digitales o virtuales como el software.

Guías de usuario

Aunque algunos equipos comerciales todavía se envían con documentación impresa, los fabricantes confían cada vez más en archivos PDF para proporcionar guías de usuario y manuales de capacitación. Si se compromete a incluir toda la documentación disponible electrónicamente para los activos de su oficina en el registro de su computadora, puede retener y acceder a estos materiales fácilmente para solucionar problemas y ayudar a los nuevos empleados a aprender a operar el equipo en el trabajo.

Consideraciones

Los registros digitales no son buenos si su única copia de ellos existe en una computadora que se convierte en parte de un reclamo de seguro. Mantenga una caja de seguridad u otro almacenamiento externo para guardar una copia digital e impresa de sus registros computarizados en al menos un lugar que no sea su hogar u oficina. Puede optar por almacenar copias de seguridad digitales en un sitio de almacenamiento basado en la nube. Cómo y dondequiera que archive sus registros, conserve copias múltiples para evitar perder sus datos y sus activos.