Estrategias de organización de la oficina

Organizar una oficina puede mejorar la productividad, disminuir el potencial de errores y ayudar a los empleados a administrar y asignar mejor su tiempo. La organización de la oficina puede ser de procedimiento, involucrando agendas de reuniones, horarios de trabajo y una cadena de mando directa. La organización también puede ser física, como crear sistemas de archivo innovadores, desarrollar enfoques de almacenamiento de documentos y crear mejores prácticas para la asignación de recursos.

Diseño de lugar de trabajo

La forma en que se diseña su entorno de oficina afecta la organización y el flujo de trabajo y facilita la interacción. Por ejemplo, un entorno de oficina abierta fomenta el intercambio de información e ideas, pero al mismo tiempo puede limitar la privacidad y disminuir el enfoque, particularmente en tareas orientadas a los detalles. Los lugares de trabajo diseñados cerca de suministros de oficina y espacios de trabajo compartidos, como salas de conferencias y equipos de oficina compartidos, pueden mejorar la productividad. Tener algunas áreas privadas para reuniones confidenciales y trabajo detallado también puede ser beneficioso.

Eficiencia de la estación de trabajo

La organización de estaciones de trabajo individuales permite a los empleados aprovechar al máximo los espacios pequeños. Por ejemplo, invierta en sistemas organizativos, tales como pizarras blancas que se pueden unir a paredes de cubículos, sistemas de archivo que sean compactos y de fácil acceso, y sillas ergonómicas, escritorios y teclados que se adapten bien a espacios de trabajo a menudo pequeños. El personal bien equipado es probable que sea físicamente más cómodo y más productivo que aquellos que no están bien equipados.

Sistemas de comunicación

Parte de la organización de una oficina implica el desarrollo o fortalecimiento de los sistemas de comunicación entre oficinas. Esto se puede lograr mediante la creación de una intranet de la empresa en la que los empleados pueden comunicarse fácilmente a través del correo electrónico de la oficina y las funciones de comunicación basadas en la Web. También considere una política formalizada sobre cómo los colegas usan el correo electrónico y se copian entre sí y comparten información como actas de reuniones, diagramas de flujo de trabajo, informes de progreso y otra información importante. Desarrolle procedimientos para quién está incluido en sesiones de planificación estratégica, llamadas de conferencia y videoconferencia para mantener los esfuerzos de comunicación enfocados y claros.

Gestión del tiempo

La organización y la gestión eficaz del tiempo a menudo van de la mano. Aliente a los empleados a que asignen una cierta cantidad de tiempo a las tareas de alta prioridad cada día estableciendo metas y objetivos diarios y semanales. Esto puede ser especialmente útil en situaciones de trabajo grupal o colaborativo donde los colegas confían el uno en el otro para completar sus propias tareas respectivas. Proporcione a los empleados herramientas como organizadores personales y aplicaciones o programas de planificación de proyectos para facilitar este grado de organización.