Instrucciones de conteo de inventario físico

El inventario es una preocupación primordial para casi todas las pequeñas empresas. El inventario físico es especialmente importante si se trata de vender productos. Debe tener un conteo preciso de todos los artículos para que sepa lo que tiene a mano para ofrecer a los clientes y completar pedidos. Incluso si se trata de servicios estrictamente en servicio, un inventario de equipo de oficina y otros materiales es esencial para su negocio para que tenga lo que necesita cuando sea necesario.

Pautas escritas

Establezca pautas escritas sobre cómo contar artículos físicos en su inventario. Decida una descripción para cada artículo que puede incluir un número de stock u otro código de identificación. Escriba un método claro paso a paso para hacer los recuentos. Use declaraciones como "Sección fuera del área para inventariarse con marcadores claros que elimine después de los conteos" y "Cuente los elementos de izquierda a derecha y de arriba a abajo". Determine el manejo adecuado de los materiales si es necesario y establezca claramente que los elementos no deben retirarse, sino que deben devolverse a sus posiciones originales. El sitio web Simplestudies dice que las formas de registrar su inventario incluyen colocar información en tarjetas de índice, usar hojas de registro o invertir en lectores de códigos de barras que pueden ingresar directamente los elementos con códigos de barras en una base de datos electrónica cuando utiliza los lectores para escanear cada elemento. Prepare una copia de sus pautas de inventario para cada persona en su pequeña empresa. Modifique las instrucciones según sea necesario.

Instrucciones orales

Si bien sus empleados apreciarán y necesitarán una copia escrita de los procedimientos de inventario, también deberá dar instrucciones verbales. Mike Kraus, de Dun and Bradstreet Credibility Corp, le aconseja que explique completamente el proceso exacto mediante el cual se realizará el inventario físico de su empresa. Hable con sus empleados en grupo para que cada persona conozca su rol asignado. Puede organizarlo para que una persona cuente los elementos mientras que otra registra los conteos en un libro de registro. Su tipo de negocio determinará si necesita realizar inventarios separados para existencias, equipos de oficina, suministros u otros materiales. Es necesario asegurarse de que todos los que realizan el conteo utilicen las mismas pautas coherentes. Realice auditorías frecuentes de los recuentos de cada persona para verificar la precisión y abordar cualquier problema que surja.

Conteos individuales

Muchos artículos en su inventario de pequeña empresa podrán ser contados individualmente. Por ejemplo, puede contar 300 sobres, cinco impresoras, una copiadora y 10 libros de sellos. Las instrucciones para contar artículos individuales son, por lo tanto, esencialmente sencillas. Puede decidir qué tan detallado debe ser al realizar y registrar los artículos en su inventario. Por ejemplo, puede decidir contar un gran total de etiquetas que su empresa tiene a mano o puede ordenar y contar estos elementos por tamaño o color. Asegúrese de que sus instrucciones específicas sean claras y detalladas.

Por peso

Algunos de los artículos de sus compañías pueden ser demasiado pequeños y numerosos para hacer factibles los conteos individuales. Por ejemplo, si su negocio es una pequeña tienda de hardware, es probable que tenga una multitud de pequeños tornillos, clavos y pernos. Para este tipo de inventario, es probable que obtenga recuentos de piezas por un método diferente al de contar cada artículo. En su lugar, coloque un pequeño número de artículos, digamos 20 en una escala para determinar el peso de estas piezas colectivas. Por ejemplo, las 20 piezas pesan 20 gramos, entonces sabes que cada pieza pesa un gramo. Luego puede pesar todo el stock en una escala, dividirlo por el peso de una pieza y podrá determinar cuántas piezas individuales tiene.