Un plan para medir el desempeño del contrato con el KPI / Scorecard para la gestión de proveedores

Cuando contrata para que se haga un trabajo para su empresa, necesita una forma de monitorear y evaluar el desempeño de sus contratistas. Un plan que incluye indicadores clave de desempeño medibles puede mantenerlo enfocado en métricas del mundo real que le permiten evaluar objetivamente el trabajo contratado. Las mediciones de KPI en su plan pueden incluir listas de verificación, pautas y cuadros de mando que califiquen el desempeño de las personas que paga para proporcionarle bienes y servicios.

Clasificación de materiales y suministros

Su plan puede incluir un método para evaluar los bienes que recibe en virtud de contratos. Incluya una lista de verificación de los criterios que deben cumplirse para todos los suministros. Por ejemplo, califique los materiales según se ajusten a sus especificaciones, anote el porcentaje de materiales o suministros que llegan dañados y registre cualquier pieza defectuosa. Un plan que incluya estas listas de verificación le proporcionará datos duros que puede utilizar como parte de su cuadro de mando de KPI.

Medición de tiempos de ciclo de orden

Una de las mediciones de KPI en su plan puede centrarse en el ciclo de pedido. Su plan debe establecer plazos aceptables desde el pedido hasta la entrega y proporcionar un sistema de calificación para los contratistas en función de esos plazos. Por ejemplo, si espera que los productos se entreguen dentro de las dos semanas posteriores al pedido, un contratista que cumpla con este estándar podría recibir una calificación de 1. Los contratistas que retrasen la entrega 2, 3, 4 y 5 días después de su fecha límite podrían recibir una calificación de 2, 3, 4 y 5 respectivamente. Este indicador puede ayudarlo a identificar fácilmente los contratos que le cuestan tiempo y dinero debido a demoras.

Evaluando el trabajo en progreso

Para contratos que involucran productos manufacturados, su plan de KPI puede evaluar la transparencia de sus contratistas. Por ejemplo, debe recibir una respuesta precisa y oportuna del contratista cuando pregunte sobre el progreso. Su indicador puede calificar a los contratistas sobre la rapidez con que responden a sus consultas y qué tan detallados son sus informes. Los contratistas con la calificación más alta serán aquellos que devuelven las llamadas telefónicas el mismo día en que se reciben y brindan cantidades o porcentajes específicos al explicar la cantidad de fabricación realizada. Su plan puede incluir una calificación de bonificación para los contratistas que lo invitan a inspeccionar el trabajo en progreso.

Verificar precios

El plan KPI debe establecer procedimientos para comparar los precios que realmente pagó con los precios que acordó en el contrato. Este plan puede permitir algunas variaciones leves debido a circunstancias imprevistas, como retrasos climáticos que causan un alza en los precios de las materias primas para el contratista. En general, sin embargo, su plan debe mostrar cómo conciliará los precios pagados con los precios acordados y enumerar los remedios para las discrepancias, como la retención del pago final o la solicitud de una explicación por escrito.