Planificación de una conferencia de negocios

Planear una conferencia de negocios puede ser un trabajo difícil, pero también puede ser una importante oportunidad de carrera. Llevar a cabo una conferencia de negocios exitosa puede aumentar su visibilidad en la empresa y captar la atención de la alta gerencia, por lo que es importante planificar con cuidado. Tomarse el tiempo para crear una lista de elementos que necesita hará que el resto del proceso de planificación sea mucho más fácil.

1.

Determine quiénes asistirán a la conferencia de negocios. ¿Se limitará la asistencia a una sola oficina o se invitará a más de una oficina? ¿A qué clientes y potenciales clientes asistirán?

2.

Alcanzar el propósito de la conferencia de negocios. Una conferencia de negocios puede usarse para crear conciencia para una organización, o puede ser utilizada como un ejercicio de formación de equipos. Es vital que conozca los objetivos de la conferencia antes de comenzar su planificación.

3.

Encuentra un lugar adecuado para la conferencia de negocios. Elegir una ubicación central puede ahorrar dinero en pasajes aéreos y alquileres de automóviles. Póngase en contacto con el hotel de conferencias propuesto y asegúrese de que tenga suficientes instalaciones para el número de personas que asistirán.

4.

Envíe las invitaciones de la conferencia a la lista de asistentes tan pronto como la fecha y el lugar hayan sido seleccionados. Asegúrese de incluir direcciones al lugar con cada correo electrónico o invitación física. Establezca una fecha para devolver las respuestas a las invitaciones a la conferencia y establezca un recordatorio en su calendario durante una semana antes de que pueda hacer un seguimiento de las personas que aún no han respondido.

5.

Haga una lista de los elementos necesarios para la conferencia de negocios, luego comuníquese con el lugar de la conferencia para determinar qué elementos suministrarán. Nunca asuma que el lugar de la conferencia está proporcionando algo que no esté claramente definido en el contrato. El lugar puede tener proyectores e instalaciones de computadora disponibles, pero a menos que los términos especifiquen que esos artículos serán suministrados, es posible que tenga que traer su propio equipo.

6.

Haga planes de contingencia para obtener elementos de última hora en el lugar de la conferencia. Un proyector de reemplazo listo para su envío a través de la entrega nocturna puede ser un salvavidas en el caso de una falla del equipo u otro problema.

Cosas necesarias

  • Espacio para reuniones
  • Exposiciones de conferencias y materiales
  • Proyector