El proceso de planificación para una auditoría

La mejor manera de planificar una auditoría es comprender los factores que examinarán sus auditores. Incluyen control de gestión, exposición al riesgo, cumplimiento con las regulaciones, informes internos y externos, cambios organizacionales y crecimiento. Una auditoría es una oportunidad para organizar su negocio y crear procedimientos que descubra que son necesarios. Un libro de diligencia debida, preparado para su auditoría, puede ser una buena herramienta para obtener financiamiento o para su uso en procedimientos legales.

Control de manejo

Después del colapso financiero de Enron, el Congreso de los EE. UU. Aprobó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que buscaba cerrar las lagunas de los informes corporativos y hacer que la condición financiera de las corporaciones públicas fuera más transparente. Se ha convertido en una medida de las mejores prácticas para todas las organizaciones. Uno de los componentes principales de SOX era el requisito de que la junta directiva y la alta gerencia asumieran la responsabilidad total de la veracidad y la transparencia de su gobierno corporativo y la información financiera. Esto requiere una mayor supervisión por parte de la administración que está respaldada por la documentación. Una buena manera de cumplir con este requisito es mediante el uso de intranets de la junta directiva y de gestión y los sistemas de planificación de recursos empresariales que rastrean y organizan todos los documentos y la comunicación escrita en toda la organización.

Factores de riesgo

Examine las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas inherentes a las actividades y la administración de su negocio para identificar, explicar y mitigar los riesgos que encuentre. Documentar todo el proceso para la auditoría. Si produce un producto que pueda causar problemas de salud a través de la contaminación ambiental o de ingredientes defectuosos, ese es un factor de riesgo. Un factor de riesgo es cualquier cosa que haga su empresa que pueda resultar en una demanda, mala publicidad por ataques de grupos de intereses especiales, interrupción de negocios por desastres naturales o interrupciones potenciales por la muerte de un empleado clave.

Cumplimiento y Reporting

Los registros financieros detallados, respaldados por referencias cruzadas a contratos o eventos, son un requisito de cumplimiento primario y una de las primeras cosas que un auditor solicitará. El cumplimiento también implica informes financieros y regulatorios, incluidos informes a la junta directiva, accionistas u otras partes interesadas, informes de impuestos trimestrales y anuales e informes a agencias gubernamentales y de licencias. Incluya todos los contratos y memorandos internos relacionados con la administración, actividades comerciales, requisitos de cumplimiento y finanzas.

Cambio y crecimiento

Reúna todos sus documentos de planificación empresarial, documentos de gestión de proyectos y materiales de marketing para justificar cualquier cambio financiero o nuevos contratos. Los auditores buscan gastos fuera del presupuesto o conjuntos alternativos de información financiera, por lo que es importante mantener sus finanzas lo más transparentes posible con un rastro sólido de planificación e implementación.