Las políticas de reembolso de la empresa para las comidas

Las pequeñas empresas dependen de los empleados para viajar o reunirse con clientes para hacer crecer sus negocios, y esto a menudo puede implicar reuniones de negocios durante las comidas. Los empleados que incurren en gastos de comida esperan que sus empleadores los reembolsen. La clave para los empleadores es desarrollar políticas de reembolso de comidas que garanticen que los gastos de comidas de los empleados no sean excesivos y que los reembolsos se presenten de manera oportuna y detallada.

Solicitando reembolso

La mayoría de las compañías requieren que los empleados entreguen un informe de gastos que detalle sus gastos de comida. Junto con el formulario, un empleado debe adjuntar los recibos necesarios para sus gastos de comida. Estos informes van a su supervisor, quien debe aprobar los gastos antes de entregarlos al departamento de cuentas por pagar de la compañía.

Para mantenerse en línea con los plazos de las cuentas por pagar, los empleados tienen una cierta cantidad de tiempo para presentar su informe de gastos para ser reembolsados. Este período puede ser entre 30 días y 90 días después del gasto de comida. Para los propietarios de pequeñas empresas, es mejor que envíen informes de gastos antes de que finalice el mes para que puedan procesarse. El ciclo de cierre de fin de mes puede ser de siete días, por lo que los gastos de apoyo deben realizarse al menos tres días antes del comienzo de ese ciclo.

Ingresos

Las políticas de la compañía con respecto a los reembolsos de comidas pueden ser indulgentes en términos de los recibos que el empleado debe presentar con su informe de gastos. Por ejemplo, las comidas que cuestan menos de $ 5 a menudo no deben ir acompañadas de un recibo. Sin embargo, las comidas que cuestan más de $ 30 casi siempre requieren un recibo. Si el empleador paga con una tarjeta de crédito, se puede requerir el recibo detallado, no solo el recibo de la tarjeta de crédito.

Cantidades máximas

Las compañías que permiten que se les reembolse a los empleados los gastos de comidas a menudo establecen límites sobre cuánto se reembolsará al empleado. En general, los empleados pueden comer tres comidas al día: desayuno, almuerzo y cena. Si bien las cantidades asignadas varían ampliamente, el Manual del empleado señala que cuestan $ 12 para el desayuno y el almuerzo por día y $ 30 para la cena por día.

Los refrigerios, o comidas intermedias, generalmente no están cubiertos, ni las bebidas alcohólicas. Estos montos máximos se pueden ajustar si el empleado retira la pestaña como parte de una reunión de negocios con otros colegas dentro de la compañía. Lo mismo es cierto si el empleado está cubriendo la comida para un cliente que está sacando para comer como parte de una reunión de negocios.

Documentación

El empleado deberá documentar el nombre del restaurante y la fecha de la comida como parte de su informe de gastos.

Además, las políticas de reembolso de comidas pueden requerir que el empleado documente los nombres de cualquier otra persona presente en la comida. Esto no solo es requerido por la compañía, sino también requerido por el Servicio de Impuestos Internos. El nombre, el título y la compañía de la persona deben estar documentados, junto con el nombre del restaurante.

Ubicación

Dependiendo de la ciudad en la que el empleado está comiendo, la cantidad máxima que pueden gastar en sus comidas podría ser mayor o menor. Muchas compañías se dan cuenta de que el costo de una comida será más alto en una ciudad donde el costo de vida es más alto. Para compensar esta diferencia, las empresas permitirán que los empleados que viajan a lugares con mayores costos de vida puedan gastar más en sus comidas si es necesario.