Políticas sobre archivos personales

Independientemente de si la ley lo exige, debe mantener archivos de personal para cada uno de sus empleados. Los registros de personal pueden ayudarlo a protegerse contra demandas de empleo, como discriminación o reclamos por despido injustificado. Su política de registros de personal debe cumplir con las leyes federales y estatales aplicables. El acceso a los archivos debe estar restringido a unos pocos individuos seleccionados.

Inclusiones de archivos

Cuando contrate a un empleado, cree un archivo de personal para ella y guarde en él solo los documentos relacionados con el trabajo. Esto incluye la descripción de su trabajo, la solicitud de empleo, el currículum, la carta de oferta, el contrato de trabajo y los formularios relacionados con los beneficios de los empleados, la retención de impuestos y el recibo del manual del empleado. A medida que su empleo progresa, incluya documentos relacionados con revisiones anuales, logros y premios, capacitación y talleres o seminarios completados, problemas de conducta y asistencia, quejas de clientes y colegas y advertencias y acciones disciplinarias.

Archivos separados

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades exige que los empleadores cubiertos creen un archivo separado para los registros médicos de un empleado. Su expediente médico debe estar en una carpeta separada y confidencial, en lugar de colocarse junto con el resto de sus registros personales. El archivo debe contener solo elementos relacionados con la medicina, como las declaraciones de cualquier médico, las certificaciones médicas y los datos que describen su estado de salud o el historial médico de su familiar. También debe crear un archivo separado para el Formulario I-9 del empleado, que el gobierno tiene derecho a inspeccionar. Sin embargo, otorgar a estos agentes acceso a los registros de personal puede ser una violación de la privacidad de sus empleados. Por lo tanto, siempre mantenga los formularios I-9 separados de los registros de personal.

Acceso a los registros

En su política de personal, indique las personas que pueden acceder a los registros del personal y los procedimientos para obtenerlos. Por ejemplo, puede darles acceso a los gerentes y supervisores cuando lo necesiten, por ejemplo, al decidir si transferir a un empleado a otro departamento. Los representantes del gobierno y de la ley que desempeñan sus funciones pueden acceder a los archivos de personal a su discreción, a petición del empleado o si lo ordena el tribunal. El acceso a los registros médicos debe estar restringido a algunas personas clave, como su gerente de recursos humanos y el propietario de la empresa. El estado puede tener políticas sobre quién puede inspeccionar los registros médicos de un empleado y si los empleados actuales y anteriores pueden acceder a sus registros de personal.

Datos protegidos y no relacionados con el trabajo

Abstenerse de poner datos protegidos o no relacionados con el trabajo en el archivo personal de un empleado. Esto incluye su raza, fecha de nacimiento, estado civil, estado migratorio, origen nacional, género, orientación sexual, historial financiero, número de seguro social y dependientes. Cree un archivo separado para estos documentos. No coloque críticas sin fundamento ni nada que no quiera que un jurado vea en el expediente de personal del empleado.

Retención de registros

Las leyes federales y estatales dictan cuánto tiempo debe mantener los registros de empleo y cómo descartarlos una vez que haya pasado el límite de tiempo de retención. Por ejemplo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo requiere que los empleadores mantengan registros de personal durante un año después de que un empleado termine. Su política de retención de registros debe identificar a la persona responsable de mantener los archivos, cómo deben usarse y almacenarse los documentos y cómo deben destruirse según las leyes federales o estatales. Si es necesario, consulte con el departamento de trabajo del estado o con un abogado para conocer las leyes de mantenimiento de registros que se aplican a su pequeña empresa.