Políticas y procedimientos para cuentas por cobrar

Una de las funciones comerciales más básicas es administrar el dinero que ingresa a la empresa como resultado de la actividad de ventas. La empresa debe configurar cuentas para que los clientes estructuren los pagos y aborden la cuestión de si emitir un crédito y a quién. Tiene que cobrar el dinero de los clientes que han realizado compras, y debe conciliar la facturación y los fondos recibidos. Todas estas actividades requieren políticas para darles instrucciones y procedimientos para especificar cómo los empleados las llevan a cabo.

Fondo

Las empresas deben equilibrar la aceleración de la cobranza de cuentas por cobrar con la posibilidad de ganar clientes mediante la emisión de crédito y la implementación de condiciones de pago fáciles. Las pequeñas empresas a menudo tienen acceso restringido al crédito y pueden depender de un pago rápido de los montos pendientes. Las políticas de la compañía definen los objetivos y el marco de las funciones de cuentas por cobrar desde el punto de vista de dichas limitaciones. Los problemas de calidad a menudo conducen a pagos atrasados, y la compañía debe considerar la satisfacción del cliente en los procedimientos de cobro.

Gestión de la facturación

El primer paso para implementar un sistema de cuentas por cobrar es desarrollar políticas y procedimientos para la facturación. Una empresa puede acelerar el cobro emitiendo facturas tan pronto como se complete la venta. Las políticas internas deben detallar cuándo debe informar el departamento de ventas las ventas y cuándo debe emitir la factura el departamento de contabilidad. Los procedimientos detallan lo que debe incluir el informe de ventas, cómo prepararlo y dónde enviarlo. Los procedimientos de contabilidad proporcionan los detalles de preparación de facturas, verificación, entrada de datos en el software de contabilidad y envío de facturas.

Gestionando credito

A menos que los clientes siempre paguen por adelantado, generalmente reciben crédito, al menos hasta que pagan sus facturas. Los clientes que reciben crédito deben tener cuentas para las que la compañía haya realizado una verificación de crédito y que supervise para un pronto pago. Las políticas de la compañía especifican qué clientes pueden abrir cuentas, qué tipo de proceso de aprobación de crédito aplicar y los estándares de crédito requeridos. Los procedimientos detallan la información de cuenta requerida de los clientes, quién realiza la verificación de crédito y cómo. Los procedimientos de mantenimiento de la cuenta brindan detalles sobre el seguimiento del rendimiento del pago y cómo suspender el crédito cuando sea necesario.

Recoger los créditos

El paso final en la operación de un sistema de cuentas por cobrar es el cobro de los montos adeudados lo más rápidamente posible. Si una compañía opera en una industria donde el pago en 30 días es el estándar, puede ofrecer descuentos o incentivos por el pago anterior. Los recordatorios regulares a los clientes con cuentas vencidas son una herramienta eficaz. Las políticas especifican los términos de pago estándar, cualquier descuento y un cronograma de recordatorios, así como las consecuencias del pago atrasado. Los procedimientos de cobro detallan el seguimiento de los pagos, la introducción de recibos en el sistema contable, el envío de recordatorios de pagos atrasados ​​y el inicio de acciones de cobro adicionales.