Las Políticas y Procedimientos de Facilidades y Gestión de la Propiedad.

Las instalaciones y la función de administración de propiedades de una empresa permiten al resto de la empresa realizar operaciones en un lugar de trabajo seguro y productivo. Esto usualmente involucra el mantenimiento de edificios, terrenos e infraestructura. También incluye la gestión del capital operativo para mejorar, renovar y planificar la expansión. Para proporcionar servicios de instalaciones y administración de propiedades adecuados, el departamento debe documentar sus políticas y procedimientos. Al establecer principios rectores, como la honestidad, la integridad y la lealtad, puede garantizar el cuidado y la eficiencia de todos sus edificios.

Definición de políticas de gestión de instalaciones.

Para administrar las propiedades de manera efectiva, debe establecer roles, responsabilidades y contactos principales. Dependiendo del tamaño de su empresa, puede crear un manual para documentar esto o, para empresas más grandes, crear un repositorio en línea o un sitio web podría ser más apropiado. Sus políticas y procedimientos también deben indicar o proporcionar acceso a formularios estándar para obtener servicios tan diversos como ajustes de aire acondicionado y calefacción, alteraciones en el espacio de oficinas o permiso para entretener en las instalaciones fuera del horario comercial.

Asegurar el cumplimiento

Los estándares publicados para el diseño de instalaciones generalmente cubren las especificaciones para la construcción de nuevos edificios, incluidas las medidas mínimas y máximas para habitaciones, puertas y techos. Otros estándares típicos obligan a cumplir con los estándares eléctricos, incluidas las políticas y los procedimientos para manejar la interrupción de la alimentación y las consideraciones de suministro de energía temporal. Las políticas y procedimientos claros y concisos aseguran que los empleados puedan mantener instalaciones que cumplan con las especificaciones generales para incendios, seguridad y acceso. Los documentos generalmente definen lo que se requiere legalmente y lo que garantiza un mantenimiento adecuado para permitir la seguridad de todos los trabajadores, clientes y proveedores. Algunas empresas establecen estándares para los términos y condiciones de los pedidos de compra relacionados con las instalaciones y la propiedad.

Configuración de las expectativas del servicio

Las políticas y los procedimientos relacionados con las instalaciones y la administración de la propiedad también especifican los acuerdos de servicio con terceros proveedores, como el personal de limpieza. Los documentos deben definir los requisitos de limpieza, eliminación de residuos, mantenimiento de alfombras, eliminación de graffiti, procedimientos de emergencia y tipos de materiales de limpieza permitidos. Por ejemplo, los artículos de limpieza pueden necesitar ser biodegradables para que se consideren adecuados para su uso. Además, las políticas y procedimientos dictan la identificación y el almacenamiento de productos tóxicos o volátiles.

Mantenimiento de terrenos

Los administradores de las instalaciones y de la propiedad establecen políticas y procedimientos específicos relacionados con los terrenos circundantes, incluidas las normas de paisajismo y estacionamiento. Esto puede implicar la instalación de cámaras de seguridad. También puede especificar horarios para el mantenimiento de árboles, control de plagas y riego. Las políticas y procedimientos deben establecer reglas para la celebración de eventos especiales, la creación de estructuras temporales y el manejo de la eliminación de basura, el reciclaje y la eliminación. Al establecer estos estándares, las empresas con múltiples ubicaciones pueden mantener una marca consistente. También garantiza que los proveedores externos sepan lo que pueden esperar cuando ofertan en un contrato.