Política para una tarjeta de crédito empresarial

Las tarjetas de crédito de la empresa pueden facilitarle la vida a los empleados que generan importantes gastos comerciales. En lugar de que el empleado gaste su propio dinero, envíe los recibos y espere a que se le reembolse, el empleado puede usar la tarjeta para cubrir los gastos y presentar un recibo. Las compañías con tarjetas de crédito deben tener una política de uso de tarjetas de crédito para garantizar que la tarjeta se use correctamente. Sin una política, el uso indebido podría llevar a un gran gasto que una empresa no necesita y posiblemente no puede pagar.

Razón de la política

Una política de uso de la tarjeta de crédito explica cómo la tarjeta puede y no puede ser utilizada, y por quién. La política es una forma de control interno para el negocio, por lo que el uso de la tarjeta se puede rastrear más fácilmente. Algunas compañías restringen el uso de la tarjeta a ciertos empleados, como la gerencia o los empleados que viajan por negocios con frecuencia, o puede ser utilizado por cualquier empleado con un gasto comercial legítimo. La forma en que se usa la tarjeta está determinada por la alta gerencia de la compañía.

Usos Permitidos

La tarjeta de crédito de la empresa se puede utilizar para compras comerciales, como suministros de oficina, gastos de viaje y cenas de la empresa. En algunos casos, la ropa para funciones comerciales específicas se puede colocar en la tarjeta. Las reparaciones y el mantenimiento de los vehículos de la empresa conducidos por empleados también se pueden cargar a la tarjeta. Cualquier gasto que esté directamente relacionado con hacer negocios se puede colocar en la tarjeta.

Usos Prohibidos

La tarjeta no debe usarse para compras personales, como facturas de servicios públicos del hogar, pagos de automóvil o vacaciones. Cualquier compra que no esté directamente relacionada con el uso comercial debe estar prohibida, a menos que se otorgue el permiso expreso de un miembro de la alta gerencia.

Controles internos

El uso de la tarjeta de crédito debe ser monitoreado regularmente. El uso de la tarjeta debe conciliarse con su estado de cuenta mensual, y cualquier discrepancia debe investigarse de inmediato. Se debe exigir a los empleados que envíen recibos por el uso de la tarjeta y una persona de la alta gerencia debe conservar la tarjeta para disminuir las posibilidades de pérdida o robo de la tarjeta.

Política de uso escrito

Es importante que una empresa tenga su política de uso de la tarjeta de crédito por escrito y que todos los empleados reciban una copia de la política. Con una política escrita, no hay duda sobre cuál es el uso aceptable y qué no lo es. Cualquier persona que viole el uso de la tarjeta no podrá reclamar que no sabía que estaba violando la política. También es importante que no solo la política, sino también las consecuencias del mal uso se describan en la política.