Pautas de la declaración de política

Las declaraciones de políticas son un conjunto de expectativas puestas en marcha para administrar el comportamiento de los empleados. Los objetivos pueden abarcar desde garantizar que la empresa cumpla con las normas y regulaciones legales hasta crear un entorno de trabajo seguro y mantener los controles internos. Sin embargo, independientemente del objetivo o el tipo de política, las pautas para elaborar declaraciones de políticas son similares.

Enfoque de la política

Las políticas se originan a partir de objetivos comerciales estratégicos, que a su vez se derivan de la misión y visión de la empresa. Cada política y cada declaración de política deben reflejar los aspectos de ambos. Por ejemplo, las políticas de los clientes deben incluir declaraciones de políticas que reflejen objetivos tales como aumentar la satisfacción del cliente y mejorar las tasas de retención de clientes. Las políticas que se centran en el desempeño financiero deben incluir declaraciones de políticas que reflejen la maximización de beneficios, la minimización de costos y los controles internos. Cada declaración de política debe centrarse en una regla u objetivo específico y explicar por qué se sigue la regla u objetivo.

Qué incluir

Declaraciones de política significativas establecen parámetros para una implementación efectiva. Cada uno establece claramente a quién se aplican, define las circunstancias bajo las cuales se aplica la declaración y define condiciones o restricciones importantes. Si la declaración de política es una revisión o modificación, debe establecer cualquier contexto necesario consultando la declaración de política anterior. Por ejemplo, una declaración de política sobre fumar en el lugar de trabajo debe incluir un título de declaración de la política, indicar por qué se está implementando la política y determinar si la política se aplica a todas o solo a ciertas áreas del edificio o terrenos.

Qué no incluir

Apegarse a los hechos al elaborar declaraciones de política. Es importante, por ejemplo, al escribir declaraciones de política para atenerse a la política y evitar incluir instrucciones o procedimientos adicionales. Las declaraciones de política son instrucciones de alto nivel que les dicen a los empleados qué deben hacer, mientras que los procedimientos les dicen cómo llevar a cabo una política. Una vez que las declaraciones de política se escriben y se aprueban, los procedimientos se pueden agregar como un documento separado.

Verborrea y estilo de escritura

Las declaraciones de política deben ser claras y concisas e incluir la vergüenza mínima necesaria para comunicar el punto. A menos que la política haga referencia a normas o reglamentos legales, no utilice información como nombres o fechas que puedan quedar obsoletas rápidamente. Use un tono formal, pero asegúrese de que las declaraciones de política puedan ser entendidas fácilmente por todos, incluidos los nuevos empleados. Por ejemplo, deletree las siglas y defina los términos que las nuevas contrataciones pueden no entender. Use encabezados en negrita y viñetas, y deje suficiente espacio en blanco para que sea más fácil leer la política.