Gestión de proyectos herramientas de presupuesto

Los gerentes de proyecto utilizan herramientas y técnicas de presupuestación para crear datos financieros que garantizan que un proyecto se financie adecuadamente y se pueda completar dentro del presupuesto asignado. Usando modelos, plantillas y calculadoras, un gerente de proyecto efectivo calcula con precisión, monitorea cuidadosamente y administra el riesgo de manera apropiada. Estas herramientas ayudan al gerente del proyecto a comunicar efectivamente el estado del presupuesto del proyecto al patrocinador del proyecto, que generalmente proporciona los fondos, a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Normas

El Project Management Institute publica el "Project Management Body of Knowledge", que define cómo calcular el presupuesto al finalizar, el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado. Estos cálculos estándar ayudan al gerente del proyecto a monitorear el progreso del proyecto, a mantenerse dentro del presupuesto e informar el estado del proyecto usando términos universalmente reconocidos.

Análogo

Una herramienta de presupuesto análoga utiliza los costos reales de un proyecto anterior para estimar el costo de un nuevo proyecto. Mientras los dos proyectos sean de naturaleza similar, esta técnica funciona bien. Este enfoque puede ser utilizado por gerentes de proyectos con menos experiencia. Sin embargo, el uso de esta técnica para estimar los requisitos de presupuesto para proyectos innovadores y complejos puede ser menos preciso y poco confiable.

Paramétrico

Una herramienta de presupuesto paramétrico utiliza datos históricos y otras variables para calcular una estimación de los parámetros del proyecto, como el alcance, el costo y la duración. Por ejemplo, para calcular el costo estimado, multiplique las horas de trabajo planificadas por el costo histórico por hora. Suponiendo que sus datos históricos son relevantes, esta técnica generalmente produce altos niveles de precisión. Una vez que haya calculado los costos estimados de las actividades requeridas para completar su proyecto, identifique los riesgos asociados con cada uno. Al prever posibles horas extra, cambios de precios y cargos adicionales, puede preparar un presupuesto razonable.

Método de arriba hacia abajo

Con una herramienta de presupuesto de arriba hacia abajo, observa el presupuesto total del proyecto y calcula los costos para cada proceso. Al examinar cada actividad necesaria para completar el proyecto, puede evaluar qué actividades disminuir, si es necesario, para cumplir con el presupuesto. Este enfoque tiende a desalentar la gestión de estilo participativo. El gerente del proyecto asume toda la responsabilidad de la toma de decisiones.

Método de abajo hacia arriba

Usando un enfoque de presupuesto de abajo hacia arriba, el equipo del proyecto hace una lluvia de ideas y discute cómo generar el presupuesto del proyecto. La calidad del resultado depende de la calidad de los insumos. Obtener asesoramiento de expertos durante este proceso ayuda a mejorar la precisión del presupuesto. Por ejemplo, ejecutar una reunión e invitar a los gerentes de proyectos anteriores. Utilice el software gratuito de presupuesto de gestión de proyectos, como SmartSheet, Project Budget Manager o AceProject, para redactar y debatir los gastos del proyecto. Además, use la técnica de evaluación y revisión de proyectos, desarrollada por la Marina de los Estados Unidos, para analizar tareas y determinar las tareas críticas necesarias para completar el proyecto.