Análisis de brechas regulatorias

Los inspectores reguladores pueden, y lo hacen, realizar inspecciones no anunciadas. Lo último que necesita su empresa es una inspección inesperada cuando no está seguro de si su empresa cumple con los requisitos más actuales. Un enfoque proactivo que comienza con un análisis de deficiencias regulatorias puede garantizar que la inspección vaya bien, independientemente de su industria o los requisitos de cumplimiento.

Objetivos de análisis de brechas

La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, la Administración de Alimentos y Medicamentos y la División de Seguridad de los Productos del Consumidor son solo tres de las muchas agencias gubernamentales que tienen requisitos reglamentarios. El objetivo de un análisis de deficiencias reglamentarias es descubrir las debilidades en los programas de cumplimiento que se aplican a su negocio. Básicamente, lo que está haciendo es buscar las diferencias entre la situación actual de su programa de cumplimiento y la posición que debe cumplir de acuerdo con los requisitos normativos más actuales. Cualquier diferencia que encuentre son debilidades que requieren acciones correctivas.

Propósito, Objetivos y Alcance

La primera fase de un análisis de deficiencias reglamentarias es informativa, ya que funciona para identificar el propósito de realizar el análisis, establecer objetivos de análisis y definir el alcance. Un propósito común es identificar las regulaciones más actuales y descubrir si hay brechas que requieren remediación. Los objetivos se corresponden con el propósito establecido, pero la mayoría de las veces se extienden a situaciones en las que podría ser necesaria más información para garantizar que las medidas correctivas hagan que los procedimientos se cumplan plenamente. El alcance se refiere a los reglamentos y procedimientos de cumplimiento existentes que se están revisando.

Identificación de brechas y comparación

La segunda fase de un análisis de brechas comienza comparando una lista completa de las regulaciones de cumplimiento más actuales con las regulaciones para las que cumple el programa actual. Una comparación determina si hay nuevas regulaciones o modificaciones a las regulaciones existentes. Continúa con una revisión detallada de las políticas de cumplimiento existentes, los procedimientos operativos estándar, las métricas de medición del cumplimiento y los métodos para medir e informar sobre el desempeño del cumplimiento. Revisar estos datos es vital para descubrir las brechas y determinar si se necesita más información antes de modificar o agregar nuevas políticas y procedimientos.

Informe de análisis de brechas

Un informe final y por escrito incluye un resumen de las debilidades o deficiencias identificadas y las excepciones en su programa de cumplimiento. Lo más importante es que el informe incluye una lista de elementos de acción para corregir las debilidades y para que su negocio cumpla con el cumplimiento normativo completo y continuo. Las acciones correctivas pueden incluir mejorar la capacitación de los empleados, modificar procedimientos operativos estándar o crear SOP completamente nuevos e implementar controles internos más sólidos. En la mayoría de los casos, las acciones correctivas también identifican nuevas métricas de referencia para medir el desempeño de cumplimiento.