Reembolso a los empleados por gastos de bolsillo

Si le pide a un empleado que recoja globos de cumpleaños para un compañero de trabajo y luego le devuelve el costo cuando le entrega los globos, no es un gran problema. Sin embargo, en algunas circunstancias, su empleado podría tener que buscar en su propio bolsillo para cubrir los costos en los que normalmente no incurriría si no trabajara para usted. Estos costos pueden tener ramificaciones fiscales para ambos.

Los gastos de viaje

Si su trabajo requiere que su empleado se mude de un lugar a otro regularmente, colocará gasolina en su vehículo para cubrir esto. Si le exime de su reembolso y paga los gastos por sí mismo, puede deducir 50 centavos por milla a partir del año fiscal 2010. Si le das $ 50 extra por semana para cubrir estos costos, eso es equivalente a que él haya manejado 100 millas. Puede deducir esos $ 50 como un costo de hacer negocios, pero es posible que su empleado tenga que reclamar como ingreso algo por encima de la deducción de millaje estándar del Servicio de Impuestos Internos de 50 centavos por milla. Por ejemplo, si en realidad solo puso 74 millas en su auto, eso sale a $ 37. No tendría que reportar los $ 37, pero tendría que reclamar el saldo de $ 13 como ingreso. Debe informar esto en el formulario W-2 de su empleado y tomar los $ 37 restantes usted mismo como un gasto comercial.

Costos de mudanza

Si necesita que un empleado se mude para aceptar un trabajo con usted, o para continuar trabajando para usted porque la ha trasladado a una ubicación comercial diferente, tiene la opción de pagar sus gastos de mudanza directamente o reembolsarlos después ella misma les pagó. Si hace lo primero, puede deducir esos gastos. Si hace esto último, ella no tiene que reclamar este dinero como ingreso y no tiene que reportarlo en su formulario W-2, porque si no le hubiera reembolsado, podría haber deducido esos costos en su declaración de impuestos de todos modos. . Siguen siendo un costo de negocio deducible para usted. Sin embargo, para que cualquiera de ustedes deduzca sus gastos de mudanza, el IRS establece ciertos criterios. Ella debe comenzar o reanudar el trabajo para usted dentro de un año de la mudanza; su nuevo lugar de trabajo debe estar al menos 50 millas más lejos de lo que tenía que conducir para ir al trabajo antes de la mudanza; y ella debe trabajar para usted a tiempo completo en la nueva ubicación durante al menos 39 semanas del año fiscal.

Gastos varios

Su empleado no tiene que reclamar como ingreso los gastos menores por los que le reembolsa, pero tampoco puede deducir los costos en su propia declaración de impuestos. Por ejemplo, si su trabajo le obliga a dictar instrucciones a otro empleado mientras él está fuera de las instalaciones, necesitaría una grabadora de voz para hacerlo. Si él mismo compra la grabadora, puede darle el recibo; y si le reembolsa el dinero, puede deducir el gasto comercial. La transacción no tiene impacto en los impuestos de su empleado.

Consejos

Cuando sea posible, solicite a sus empleados que le entreguen cheques o dinero por adelantado para pagar los gastos relacionados con el trabajo. En la alternativa, él puede darle todos sus recibos y usted puede reembolsarle dime por dime. Es posible que le ahorre tarifas de contabilidad y dolores de cabeza por impuestos si paga estos gastos directamente. Puede deducir sus propios costos de operación y dejar el W-2 de su empleado fuera de la ecuación.