La relación entre el control interno y la gestión del efectivo

El control interno de una empresa es su forma de proporcionar una seguridad razonable a las partes internas y externas de que los recursos de la empresa se están utilizando para cumplir los objetivos de la empresa. La administración puede establecer y mantener un entorno de control sólido a través de sus actividades de control, que son las políticas y procedimientos establecidos para garantizar que los objetivos de la administración se lleven a cabo correctamente.

Documentación, Aprobación, Verificación y Reconciliación.

Existe una considerable presión por parte de fuentes externas (prestamistas, aseguradores y otras partes interesadas) para que el desempeño de una empresa se vea lo mejor posible. Incluso las fuentes internas, como las bonificaciones a los empleados, pueden afectar la forma en que el personal ve e informa datos financieros. Debido a esto, es más probable que se exageren los activos y los ingresos que los subestimados. A su vez, los pasivos y gastos son más a menudo subestimados que sobrestimados.

Las actividades de control de documentación, aprobación, verificación y conciliación ayudan a demostrar la existencia de saldos de activos y patrimonio, así como los ingresos reportados. Además, ayudan a demostrar la integridad de los pasivos y gastos informados. Para la administración, estas actividades aseguran que el efectivo solo se pague por compras y servicios válidos.

Informes financieros

Los elementos importantes del control interno que contribuyen a la información financiera precisa incluyen un plan de cuentas completo, manuales contables que describen la clasificación adecuada de las cuentas, un proceso estándar de registro de asientos de diario para los ajustes regulares de fin de año y fin de año y políticas de retención de registros que cumplen Con autoridades externas. Un propietario o administrador activo debe comparar periódicamente los estados financieros con los montos presupuestados. Cualquier gran cantidad de dólares o diferencias porcentuales deben revisarse para determinar la causa.

Seguridad de los bienes

Proteger los activos de la compañía es otra forma de verificar la existencia de activos reportados. Es importante restringir el acceso, no solo a los activos y cuentas bancarias, sino también a los cheques firmados y formularios de pedido de compra en blanco. Otras formas de ayudar a proteger los activos incluyen realizar verificaciones de antecedentes de los empleados, vincular a los empleados que tienen acceso a efectivo y mantener la cobertura del seguro. Las personas que tienen acceso al dinero en efectivo de la empresa no deberían tener acceso a los registros contables, ya que esto facilita el fraude.

Segregación de deberes

En la administración de efectivo, la separación de funciones significa que una persona que ingresa transacciones contables en el sistema contable no debe ser la misma persona que recibe efectivo, ya sea en persona o por correo. Las funciones de contabilidad y tesorería deben mantenerse separadas para prevenir y detectar errores y fraudes.

Las pequeñas empresas no siempre tienen los recursos para garantizar una separación de funciones, por lo que es esencial contar con un propietario o gerente involucrado activamente para proporcionar una función básica de auditoría interna. Esta participación debe incluir ver toda la documentación antes de firmar los cheques de desembolso, enviarlos personalmente, revisar los estados de cuenta de los clientes para las cuentas vencidas, examinar las órdenes de compra antes de que se envíen a los proveedores, conciliar las cuentas bancarias y aprobar todas las cancelaciones de cuentas de clientes.