Contabilidad paso a paso para pequeñas empresas

Los propietarios de pequeñas empresas asumen una serie de responsabilidades que son manejadas por departamentos especializados en compañías más grandes. La contabilidad es a menudo una de estas funciones, especialmente en la fase de inicio. Aunque la contabilidad puede parecer desalentadora al principio, llevar la contabilidad de la pequeña empresa paso a paso puede ayudar a simplificar el proceso, asegurando que las finanzas de su empresa se administren y supervisen de manera efectiva.

1.

Configura las cuentas de tu empresa. Elija qué métodos de contabilidad utilizará: si usará el efectivo o la base de acumulación y si usará un sistema de entrada única o doble. Establece tu ciclo contable; comience su año fiscal el 1 de enero] o establezca su propia fecha de inicio del año fiscal.

2.

Recopile toda la documentación financiera de todos los puntos de venta de la compañía y reúna todos los documentos en el departamento de contabilidad de manera oportuna y con regularidad. Los documentos financieros incluyen todo lo que registra una entrada o salida de efectivo, activos o pasivos. Los ejemplos incluyen recibos de ventas, facturas de proveedores, estados de cuenta de tarjetas de crédito, boletas de reembolso y cintas de cajas registradoras.

3.

Registre todas las transacciones de la compañía, utilizando la información de sus documentos financieros, en las cuentas de la compañía. Publique todas las ventas en cuentas de ingresos y todas las salidas de efectivo a cuentas de gastos, por ejemplo. Actualice los registros de cuentas por cobrar y de pago con su información de ventas y estados de cuenta de crédito.

4.

Conciliar las cuentas internas con los registros externos de forma regular. Compare sus registros con los extractos bancarios, los registros de los proveedores y los resultados de las auditorías financieras para asegurarse de que su sistema de contabilidad sigue siendo preciso.

5.

Compile los estados financieros de manera regular para prestamistas, inversionistas o autoridades gubernamentales si usted es una empresa incorporada. Cree una hoja de balance, un estado de resultados y un estado de flujos de efectivo para agregar datos en su sistema contable y preséntelos de una manera que facilite la toma de decisiones estratégicas. Use un paquete de software de contabilidad para pequeñas empresas, como Quickbooks, para ayudarlo a organizar sus cuentas, ya que estos paquetes pueden compilar e imprimir rápidamente estados financieros para usted.

6.

Compile informes internos para usted y sus gerentes, y realice un análisis de proporción en los elementos de los estados financieros para obtener una visión del verdadero desempeño de su empresa. Puede crear un informe sobre prácticamente cualquier aspecto de sus finanzas. Los ejemplos incluyen un informe que muestra la tendencia en la relación de deuda a activos y un informe que revela qué áreas de costos de operaciones están aumentando a las tasas más altas.

Calcule las relaciones financieras en las partidas del estado de resultados comparando las partidas específicas del balance general y de la cuenta de resultados (ver Recursos).