Proceso de nómina paso a paso

La nómina involucra realizar muchas tareas para asegurar que los cheques de pago sean precisos y oportunos y el cumplimiento de los impuestos y el pago de la nómina. Estos deberes no se pueden apresurar, y se deben realizar con minuciosos detalles. De lo contrario, se pueden producir cheques de pago erróneos y procedimientos incorrectos de impuestos de nómina y mantenimiento de registros. La situación anterior puede causar que los empleados se enojen; Las dos últimas situaciones pueden causar sanciones del Servicio de Impuestos Internos y del Departamento de Trabajo de los EE. UU. En consecuencia, al hacer la nómina, aplique un proceso paso a paso.

Procesa la nómina antes de tiempo. Diseñe un programa de procesamiento de nómina que le permita disponer de tiempo suficiente para procesar la nómina y corregir los errores detectados antes de que los empleados reciban sus cheques de pago. Por ejemplo, realice el procesamiento de la nómina dos o tres días antes de la fecha de pago real.

Realice cambios en el registro de nómina del empleado, si corresponde. Esto incluye: cambios de dirección; cambios en la deducción de la nómina, como los cambios en el formulario W-4 y los impuestos estatales sobre la renta; y cambios en las deducciones voluntarias, tales como jubilación y beneficios de salud. Además, ingrese la información de nuevas contrataciones para los empleados contratados en el período de pago actual.

Calcule los datos de cronometraje de las tarjetas de tiempo u hojas de tiempo e ingrese las horas que se pagarán en el sistema, como horas regulares, horas extra y vacaciones. Si utiliza un sistema computarizado de cronometraje, puede importar el tiempo en el software de nómina. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que el tiempo se transporta correctamente y hacer las modificaciones necesarias.

Pague otros tipos de ingresos, como bonos, comisiones y pagos retroactivos debido a un aumento de sueldo. Realice otros ajustes, como el pago adicional o la deducción del salario debido a un pago excesivo o insuficiente de un período de pago anterior. Prorratee el pago de la empleada asalariada si ella termina pero no funciona todo el período de pago, e ingrese las fechas de finalización en el software de nómina para detener los pagos futuros.

Además, prorratee el pago de la nueva empleada asalariada si es contratada después de que comience el período de pago actual. Por ejemplo, si ella comienza a trabajar el cuarto día del período de pago quincenal, le paga siete días hábiles en lugar de 10.

Imprima informes que le permiten verificar la nómina antes de imprimir cheques de pago y generar el archivo de depósito directo. Hacer ajustes, si es necesario.

Imprimir cheques de pago y talones de pago. Genere el archivo de depósito directo y reenvíelo al banco. Póngase en contacto con el banco y asegúrese de que se reciba adecuadamente, y verifique la cantidad recibida.

Imprima registros de nómina que muestren los salarios brutos a netos de los empleados para la nómina actual. Archivo en un área de almacenamiento confidencial. Mantenga estos registros por un mínimo de tres años. Mantenga los registros de cronometraje y aquellos en los que se basan los cálculos de salarios durante un mínimo de dos años.

Imprima y distribuya los informes que necesitan los departamentos relacionados, como recursos humanos y finanzas, para fines de administración y reconciliación de beneficios. Si un departamento o empresa independiente maneja los impuestos de nómina, envíe los registros de impuestos necesarios para cada período de pago a la persona apropiada.

Propina

  • El software de nómina calcula los impuestos de nómina para usted. Sin embargo, siempre tenga a mano una copia de la Circular E del Servicio de Impuestos Internos para ayudarlo a comprender sus obligaciones tributarias sobre la nómina. Comuníquese con la agencia tributaria de su estado para obtener pautas sobre las obligaciones tributarias de su nómina estatal.