Pasos de hacer una llamada telefónica de negocios

Si bien puede ser más conveniente comunicarse con alguien utilizando una tecnología más moderna, como el correo electrónico o los mensajes de texto, el teléfono sigue siendo un medio de comunicación más personal. Aunque la otra parte no puede ver su cara, su voz puede transmitir un sentido de profesionalismo y autoridad. Para ayudarlo a hacer la llamada comercial más efectiva posible, seguir algunos pasos básicos puede ser de ayuda.

Preparar

Tómese un momento para prepararse antes de levantar el teléfono. Escriba los puntos clave que necesita cubrir durante la conversación, así como las preguntas que necesite hacer. Esto también servirá como un resumen que lo guiará durante la llamada mientras mantiene el control de la conversación. Si es posible, acérquese a una computadora con conexión a Internet para poder acceder al sitio web de su empresa o ubicar la información rápidamente.

Identifícate

Siempre identifíquese ante la parte que contesta el teléfono. Para que suene lo más profesional posible, indique su nombre y apellido, así como su título, si corresponde. Si su llamada será prolongada y siente que la persona a la que llama está presionada por tiempo o distraída, intente establecer un mejor momento cuando pueda devolver la llamada.

Identificar Propósito

Puede intercambiar bromas, como un breve "¿Cómo está hoy?", Pero no se involucre en una conversación prolongada sobre los deportes o el clima, ya que esto puede ser una distracción del propósito de su llamada. Indique el propósito de manera cortés y directa, como por ejemplo, "Recibí su correo electrónico esta mañana y lo llamo para hacer un seguimiento".

Tómese el tiempo para escuchar

Si bien puede tener la intención de lograr el propósito de su llamada, asegúrese de participar en una conversación bilateral. Dele tiempo a la otra parte para que responda a sus puntos y haga cualquier pregunta que puedan tener. Tenga cuidado de no interrumpir a menos que descubra que la otra parte se está alejando del tema en cuestión. Si esto ocurre, interrumpa cortésmente diciendo: "Lamento interrumpir, pero otra pregunta me vino a la mente y quiero preguntarla antes de que la olvide".

Revisión de llamada

Antes de colgar, revise lo que se logró durante la llamada con la otra parte y asegúrese de que ambos estén de acuerdo sobre lo que debería suceder a continuación. Si se requiere comunicación adicional, configure un día y una hora específicos para una llamada telefónica de seguimiento u otro método de comunicación como el correo electrónico. Siempre forme parte de una nota agradable, incluso si el resultado final de la llamada es que una relación comercial no ocurrirá o continuará en la actualidad. Es posible que desee revisar la relación en algún momento en el futuro.