Pasos para escribir los minutos de una reunión

Las actas de las reuniones son importantes para los asistentes y otras partes interesadas del negocio que confían en ellas para tomar decisiones y tomar acciones, por lo que las actas deben registrarse de manera consistente y profesional. Si su empresa no ha adoptado un método personalizado, puede usar un formato estándar para registrar minutos efectivos y útiles.

Preparándose para tomar minutos

La preparación para la reunión incluye reunir la agenda, las actas de la última reunión, todos los documentos que se tratarán en la reunión y una grabadora. Es posible que deba proporcionar estos elementos a la persona que escribirá las actas de la reunión. Es útil grabar la reunión para poder hacer referencia a la grabación para obtener detalles y aclarar la información más adelante. Los minutos se pueden grabar en papel o en una computadora portátil.

Fundamentos de escribir minutos

El propósito de la reunión y quién lo dirige debe estar escrito en la parte superior del documento. Las actas incluyen información básica, como la fecha, el lugar y la hora de la reunión. Los nombres de los asistentes deben ser registrados; Debe notarse a cualquier persona que llegue tarde o salga temprano. Todo lo importante durante la reunión debe estar escrito en orden cronológico. Esto incluye típicamente las decisiones clave, los próximos pasos y las acciones acordadas por los asistentes. No es necesario registrar cada palabra, solo la información importante en forma de resumen. Las incertidumbres se aclaran mejor durante la reunión.

Transcribiendo el Acta

Las actas de las reuniones se preparan para su distribución puntualmente. Haga que escriban en un formato fácil de leer para su distribución. Asegúrese de que las discrepancias o preguntas se aclaren antes de distribuir los minutos haciendo referencia a la grabación de la cinta o yendo directamente a la fuente. Muchas organizaciones requieren que las actas sean aprobadas por alguien con autoridad antes de la distribución. Las actas generalmente están firmadas con "Enviado por" y el nombre del autor y la fecha. Una plantilla puede hacer que sea más fácil tomar notas en el futuro. Los asistentes y cualquier persona que se espera que tome medidas deben recibir las actas con prontitud.

Consejos y trucos

Su redactor de actas designado debe sentarse junto a la persona que dirige la reunión para que pueda aclarar fácilmente cualquier información discutida. Si la información está disponible, se puede armar una lista de asistentes con anticipación para que los nombres se puedan marcar durante la llamada de rol en lugar de enviar una hoja de registro por toda la sala. Agregar números de página a los minutos los mantiene en orden. Las notas deben centrarse en las acciones; Las emociones deben quedar fuera. Cualquier documento al que se haga referencia debe adjuntarse a las actas en su forma original. No hay lugar para opiniones, juicios o críticas en el acta.