Análisis FODA de Eventos

Los planificadores de reuniones y los promotores de eventos a menudo se centran en la ejecución exitosa de la logística como el factor determinante clave de si un evento tiene éxito. Comprender si un evento es realmente exitoso o no comienza con revisar las metas para el suceso. El uso de un análisis FODA que examine las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas lo ayudará a planificar de manera efectiva para alcanzar sus objetivos.

Revise sus fortalezas

Comience con la revisión de la razón o las razones por las que tiene una reunión. Vaya más allá de descripciones simples como educación y capacitación, desarrollo de la moral de los empleados o demostraciones de los clientes. Escribe tu meta macro, luego las razones de esta meta. Para crear un evento sólido, querrá un retorno medible de su inversión y ser específico ayudará a mejorar sus puntos de referencia. Los resultados de su negocio, como reservar nuevos clientes o mejorar la productividad de los trabajadores, se convertirán en las fortalezas de su evento, en lugar de factores como la asistencia o el presupuesto. Si su objetivo principal del evento es producir ingresos, el control de costos, así como los ingresos, será una fortaleza. La falta de competencia y la cobertura gratuita de los medios suelen ser puntos fuertes si confía en la asistencia del público, las donaciones, los patrocinios y los ingresos para el éxito.

Reconoce tus debilidades

No todas las debilidades son razones para rescatar un evento. Algunas pueden ser oportunidades perdidas que sería bueno tener pero que no son necesarias para cumplir con sus objetivos principales para los eventos. Las debilidades por eventos a menudo incluyen altos gastos en el centro de conferencias, como tarifas de habitación, tarifas audiovisuales y costos de alimentos y bebidas que pueden ser significativamente más altos que si usted alquilara su propio espacio y trajera sus propios artículos. Su lista de correo y sus opciones de marketing pueden ser puntos débiles si confía en la asistencia para tener éxito, mientras que la incapacidad de generar cobertura de prensa también es un punto débil si confía en la asistencia y los patrocinios para el éxito.

Considerar Posibles Amenazas

Planifique la logística básica de su evento antes de comenzar a considerar las amenazas. Su logística, junto con sus objetivos, lo ayudarán a determinar mejor las amenazas. Las amenazas de eventos comunes incluyen mal clima, competencia, tarifas aéreas o tarifas de habitación caras, fechas deficientes, incapacidad para encontrar un patrocinador principal, oradores pobres y una recesión en la economía que reduce los presupuestos de educación y viajes. Debido a que los eventos grandes a menudo se planifican con un año de anticipación o más, algunas de estas amenazas no se pueden conocer hasta después de que se haya comprometido y haya anunciado su evento.

Identifique sus oportunidades

La clave para crear un evento comercial exitoso es satisfacer una necesidad demostrada en el mercado. La encuesta de posibles asistentes y patrocinadores lo ayudará a identificar oportunidades para que su reunión alcance su máximo potencial. Aproveche las múltiples facetas de su evento para generar una mayor participación de patrocinio. Si proporciona credenciales con nombre, venda espacio para el logotipo en los acolladores que vienen con ellas o solicite a un patrocinador que las proporcione. Ofrezca dejar que los patrocinadores reciban sus comidas, refrigerios y cócteles. Haga que sus reuniones sean más atractivas para los asistentes ofreciendo torneos de tenis y golf, y esposas y actividades infantiles patrocinadas por empresas.