Herramientas necesarias para rastrear la precisión del inventario

La precisión de los registros de inventario afecta la capacidad de una pequeña empresa para crear productos, comprar la cantidad correcta de materiales y evaluar la salud financiera de la empresa. La planificación y la programación de los trabajadores también dependen de la precisión de los registros de inventario para crear un programa de producción que satisfaga la demanda del cliente. Las empresas pueden mejorar la precisión de sus registros de inventario mediante el uso de herramientas que rastrean la precisión y eliminando la causa de los registros inexactos.

Programa de conteo de ciclos

El conteo de ciclos administra la precisión de los registros de inventario contando los materiales continuamente a lo largo del año. Las empresas determinan la frecuencia de recuentos de material según el costo del material y la regularidad de su uso. Pueden decidir programar una determinada parte u otro elemento para el recuento frecuente de ciclos cuando los recuentos suelen ser inexactos. Un programa de conteo cíclico compara el conteo físico de un artículo con los registros de inventario. Los contadores de ciclos investigan la causa de inexactitudes, identificando problemas en el sistema de gestión de inventario.

Informes de precisión

Un programa de conteo cíclico puede generar informes de precisión que brindan información sobre la precisión del sistema de administración de inventario de la compañía. Por ejemplo, el programa puede rastrear la cantidad de veces que el contador de ciclos debe ajustar la cantidad de inventario y el porcentaje de la discrepancia. La empresa puede determinar la tolerancia para las discrepancias de inventario según el costo de la pieza o su importancia en la producción. Por ejemplo, su compañía puede tener una tolerancia de discrepancia aceptable de 2 o 3 por ciento para piezas de bajo costo, mientras que puede tener una política de tolerancia cero para discrepancias de inventario con piezas de alto costo.

Base de datos de registros de inventario

La base de datos de registros de inventario puede proporcionar información para rastrear la precisión del inventario. La base de datos de registros proporciona información sobre los recuentos de piezas que un contador de ciclos o un administrador de inventario puede usar para determinar la precisión de un inventario comercial. Una base de datos de registros de inventario puede generar informes de recuento de ciclos, listas de recuentos y un historial de transacciones de inventario.

Investigación de la discrepancia

El seguimiento de la precisión del inventario también requiere una investigación de discrepancia para determinar la causa de los registros inexactos. Los administradores de inventario pueden analizar el historial de transacciones de un registro inexacto para determinar la causa de una discrepancia. Por ejemplo, el análisis puede descubrir registros de recepción inexactos o cantidades no reportadas de desperdicios y desechos. Un análisis del historial de transacciones también puede determinar si los materiales se extraen del inventario cuando la producción genera un producto. Investigar las causas de las discrepancias en el inventario puede prevenir futuras imprecisiones.