El enfoque de esquema descendente para la gestión de proyectos

Un proyecto consiste en una colección de tareas que deben completarse. Puede organizar esas tareas comenzando con las más grandes y dividiéndolas en tareas pequeñas. Puede asignar tareas pequeñas y administrar sus plazos más fácilmente que las tareas grandes. Si describe el proyecto en detalle, los plazos, entregables y asignaciones individuales se hacen visibles. Dicho esquema puede servir como referencia para mantenerlo en el buen camino.

Organigrama

Su esquema puede parecer similar al organigrama de su empresa, con las tareas más grandes en la parte superior, seguidas de tareas cada vez menos complejas. Si lo prefiere, puede utilizar un diagrama de Gantt. Este cuadro enumera las actividades del proyecto y describe los entregables asociados con esas actividades. Puede asignar a cada actividad una fecha de inicio y finalización. Ya sea que use el organigrama o el diagrama de Gantt, la idea es pensar en las tareas más pequeñas que conducen a las tareas más grandes y asignar plazos de finalización.

Tareas principales

Su proyecto puede tener varias tareas importantes. Por ejemplo, un proyecto para implementar un nuevo software podría incluir tareas como completar la programación, las pruebas, la revisión y la implementación del software. Estos podrían ser los encabezados de cada una de sus columnas. Si las tareas principales dependen una de la otra, puede colocarlas en orden para que quede claro que una conduce a la otra, como cuando una revisión precede a la implementación.

Tareas de resumen

Sus tareas de resumen son logros de tamaño mediano. Estos incluyen varias tareas más pequeñas que se han completado. Por ejemplo, en un proyecto de expansión, puede tener tareas de resumen que incluyen terminar los nuevos trimestres para la ocupación, ordenar y recibir nuevos equipos y establecer servicios de utilidad en la nueva ubicación. Cada una de estas tareas de resumen implica muchas acciones antes de que puedan completarse y conducen a la tarea más amplia de abrir una nueva sucursal.

Paquetes de trabajo

Las tareas al final de su esquema son tareas de trabajo reales. Puede designar artículos específicos que necesita haber entregado, explicar quién debe completarlos y asignar fechas límite. Puede marcar las asignaciones de trabajo completadas en su cuadro para ayudarlo a seguir el progreso del proyecto. Su esquema mostrará cómo cada pequeña tarea contribuye a la finalización del proyecto y le ayudará a detectar posibles problemas. Por ejemplo, si una tarea crucial no se completará antes de la fecha límite, puede ver inmediatamente qué tarea subsiguiente deberá comenzar más tarde porque depende de la primera tarea.