Las dos principales amenazas en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica la planificación e implementación de todas las tareas necesarias para completar un proyecto complejo. Los gerentes de proyecto asignan tareas, asignan recursos y monitorean el progreso en todos los puntos del ciclo de vida de un proyecto. Dos presiones principales plagan constantemente a los gerentes de proyecto: el tiempo y los presupuestos. Las dos amenazas principales en la gestión de proyectos hoy en día son que un proyecto no se completará a tiempo o se completará a un costo mayor al esperado. Aprender a enfrentar estas amenazas puede aumentar su éxito como gerente de proyecto, empresario o incluso como contribuyente individual.

Hora

Mantenerse dentro de lo programado puede ser crucial en ciertos proyectos, como campañas de marketing o lanzamientos de productos, en los que el incumplimiento de un plazo podría devastar el rendimiento esperado de los resultados del proyecto. Mantener los proyectos complejos a tiempo presenta numerosos y continuos desafíos desde todas las direcciones, por lo que es una prioridad para los gerentes de proyectos. La naturaleza compleja de los proyectos grandes crea una gran cantidad de presiones de tiempo para diferentes tareas, algunas de las cuales no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado, además del cronograma general del proyecto.

Presupuesto

Ya sea un proyecto interno de desarrollo de software, una expansión internacional o un programa de capacitación en toda la empresa, los resultados financieros deben ser el objetivo final. Los presupuestos ayudan a los gerentes a comprender el impacto financiero esperado de cualquier proyecto al identificar los costos asociados. Mantenerse por debajo del presupuesto es esencial para que las estimaciones de los efectos financieros sigan siendo confiables. Examinando el presupuesto directamente se come la rentabilidad que el proyecto está diseñado para crear.

Herramientas de gestión del tiempo

El método de ruta crítica puede ayudar a los gerentes de proyecto a equilibrar las demandas de tiempo y las restricciones de todas las tareas secundarias dentro de un proyecto. Este método utiliza diagramas de flujo de trabajo de proceso para representar cada tarea en varias series concurrentes de nodos, mostrando el flujo requerido de materiales y recursos a través de tareas independientes. Cada nodo muestra el tiempo de finalización más corto y más largo posible para su tarea respectiva, y los planificadores usan estos marcos de tiempo para calcular los tiempos de finalización más tempranos y más recientes para cada tarea en términos de la línea de tiempo del proyecto más grande. Si una serie de tareas secuenciales no tiene ninguna diferencia entre los tiempos de finalización más tempranos y más recientes posibles, entonces se dice que es una "ruta crítica", lo que indica que la serie debe estar absolutamente a tiempo para que el proyecto en su totalidad termine a tiempo. Los gráficos de la técnica de revisión de Gantt y evaluación de proyectos ofrecen otras formas de trazar conceptos de métodos de rutas críticas de maneras ligeramente diferentes. Ningún tipo de gráfico es el mejor: el gráfico ideal para usted depende de la forma en que prefiera procesar la información visual.

Presupuesto efectivo

El presupuesto se vuelve más predecible a medida que una empresa emprende proyectos similares con mayor frecuencia, pero los gerentes de proyectos de pequeñas empresas a menudo no tienen el lujo de contar con datos pasados ​​extensos. La minuciosidad y la colaboración son elementos esenciales de una presupuestación efectiva. Sea minucioso dividiendo todos los componentes de un proyecto en las tareas más pequeñas y analizando los costos esperados de cada tarea, incluidos los costos de mano de obra, herramientas, materiales consumibles y gastos generales de proyectos distribuidos. Colabore buscando aportaciones de tantos empleados y gerentes de primera línea como sea posible para obtener la información más precisa sobre los costos del mundo real. Incorpore el acolchado a su presupuesto en todas las áreas para tener espacio para respirar en caso de un gasto imprevisto.